Eine Warenwirtschaft aus der Cloud führt Artikel, Kunden, Bestände, Belege und Auswertungen in einem System zusammen, das über den Browser oder eine App erreichbar ist. Sie brauchen keinen eigenen Server, keine Installation auf jedem Arbeitsplatz und keine manuellen Updates. Bezahlt wird monatlich, meist abhängig von Nutzern und gebuchten Funktionen.
Dieser Beitrag beantwortet die drei Fragen, die in der Praxis wirklich gestellt werden: Wann lohnt sich der Umstieg, was muss ein System können, und was kommt beim Wechsel tatsächlich auf Sie zu.
Auf einen Blick
- Geeignet, wenn Sie einen Onlineshop oder Marktplätze anbinden, an mehreren Orten arbeiten oder keinen eigenen Server mehr betreiben wollen.
- Noch nicht geeignet, wenn Ihre Abläufe im Haus ungeklärt sind. Ein neues System macht unklare Prozesse nicht klarer, es macht sie sichtbar.
- Der Aufwand liegt nicht in der Software, sondern in den Daten. Artikelstamm, Kundendaten und offene Posten sauber zu übernehmen ist der eigentliche Teil des Projekts.
- Die Verantwortung für die Aufbewahrung Ihrer Daten bleibt bei Ihnen, auch in der Cloud. Die Software liefert die technischen Voraussetzungen, nicht die Dokumentation Ihrer Abläufe.
Cloud oder eigener Server: der nüchterne Vergleich
| Kriterium | Warenwirtschaft aus der Cloud | Warenwirtschaft auf eigenem Server |
|---|---|---|
| Anschaffung | keine, monatliche Miete | Lizenz und Serverhardware |
| Updates | laufend durch den Anbieter | geplant, oft mit Dienstleister |
| Zugriff von außen | im Standard enthalten | nur über zusätzliche Technik |
| Datensicherung | beim Anbieter, oft als Zusatzleistung | in Ihrer Verantwortung |
| Ausfall des Internets | System nicht erreichbar | lokal weiter nutzbar |
| Anpassbarkeit | im Rahmen des Systems | tiefer möglich, aber teurer |
| Laufende Kosten | planbar, dauerhaft | niedriger nach Abschreibung, dafür Wartung |
Die ehrliche Antwort lautet nicht “Cloud ist besser”. Sie lautet: Für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung verschiebt die Cloud genau die Aufgaben zum Anbieter, die intern am häufigsten liegen bleiben, nämlich Updates, Sicherung und Erreichbarkeit von außen.
Für wen sich der Umstieg lohnt
Ein Wechsel rechnet sich erfahrungsgemäß dann, wenn mindestens zwei der folgenden Punkte auf Sie zutreffen:
- Sie pflegen Artikel oder Bestände an mehr als einer Stelle, zum Beispiel in der Warenwirtschaft und zusätzlich im Onlineshop.
- Sie übertragen Adressen oder Bestellungen von Hand zwischen Systemen.
- Sie verkaufen über einen Shop oder einen Marktplatz und rufen Bestellungen manuell ab.
- Sie wissen erst nach Rückfrage, welcher Auftrag gerade wo steht.
- Ihr Server ist in die Jahre gekommen und die nächste Investition steht an.
Für wen sich der Umstieg noch nicht lohnt
Das schreibt kaum ein Anbieter, es stimmt aber: Wenn in Ihrem Unternehmen nicht klar ist, wer welchen Schritt verantwortet, verschärft ein neues System das Problem zunächst. Prozesse, die vorher jemand im Kopf ausgeglichen hat, werden im System sichtbar und müssen entschieden werden. Klären Sie deshalb vorab drei Dinge: Wer legt Artikel an, wer gibt Preise frei, und wer bucht Wareneingänge.
Was eine Cloud-Warenwirtschaft können muss
Prüfen Sie nicht die Funktionsliste, sondern ob folgende Punkte in Ihrem Alltag zusammenspielen:
Verkauf und Einkauf Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung ohne erneute Eingabe. Bestellvorschläge aus dem Bestand, siehe Einkauf.
Shop und Marktplatz Direkte Anbindung an Ihr Shopsystem, zum Beispiel Shopware 6 oder WooCommerce, und an Marktplätze wie Amazon. Wichtig ist, dass Bestellungen, Bestände und Preise in beide Richtungen laufen und nicht nur Artikel exportiert werden.
Versand Paketlabel direkt aus dem Auftrag, mit Sendungsnummer zurück im Beleg. Ob Sie einen einzelnen Dienstleister anbinden oder mehrere Paketdienste gemeinsam nutzen, hängt von Ihrem Versandaufkommen ab.
Rechnungsstellung und E-Rechnung Seit der Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich sollte das System Rechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen und bei Bedarf eine XRechnung mitliefern können. Prüfen Sie, ob das im Standard enthalten ist.
Bank und offene Posten Kontoumsätze automatisch abrufen und offene Posten zuordnen. Das spart in der Praxis mehr Zeit als die meisten spektakuläreren Funktionen.
Dokumente Belege, Verträge und Lieferantenrechnungen am Vorgang statt im Dateiablagesystem, siehe Dokumentenmanagement.
Mobiler Zugriff Apps für unterwegs sind kein Selbstzweck, aber Lager, Außendienst und Geschäftsführung arbeiten selten am selben Schreibtisch.
Der Umstieg: Was wirklich Arbeit macht
Nicht die Einrichtung, sondern die Datenübernahme. Rechnen Sie mit diesen Schritten:
- Artikelstamm bereinigen. Jeder Umzug legt offen, wie viele Artikel doppelt, veraltet oder unvollständig sind. Diese Arbeit fällt sowieso an, nur später und dann teurer.
- Kundendaten übernehmen und zuordnen. Zahlungsbedingungen, Steuersätze und Lieferadressen sind in jedem System anders aufgebaut. Rechnen Sie damit, dass nicht jede Spalte eins zu eins passt, und dass einige Felder bewusst nicht übernommen werden.
- Offene Posten und Bestände zum Stichtag. Legen Sie einen klaren Stichtag fest, idealerweise zum Monats- oder Jahreswechsel.
- Testlauf mit echten Vorgängen. Ein Auftrag von der Anlage bis zur Rechnung, einmal komplett, bevor der Betrieb umgestellt wird.
- Altsystem lesend behalten. Für Rückfragen und für die Aufbewahrungsfristen. Klären Sie vorab auch, wie Sie Ihre Daten später wieder aus dem neuen System herausbekommen.
Ein realistischer Zeitraum für ein kleines Unternehmen liegt bei einigen Wochen, wobei der größte Teil davon auf Ihre eigene Vorbereitung entfällt, nicht auf die Einrichtung durch den Anbieter.
Aufbewahrung und GoBD: Was die Software leisten kann und was nicht
Ein Punkt, der häufig missverstanden wird: Software kann Ihnen die technischen Voraussetzungen liefern, etwa unveränderbare Belege, nachvollziehbare Änderungen und regelmäßige Sicherungen. Die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung Ihrer tatsächlichen Abläufe und Verantwortlichkeiten, muss Ihr Unternehmen selbst erstellen. Kein Anbieter kann das für Sie übernehmen, weil niemand außer Ihnen weiß, wie Sie arbeiten. Stimmen Sie die fertige Dokumentation mit Ihrem Steuerberater ab.
Fragen Sie beim Anbieter außerdem konkret nach: Wo stehen die Server, wie wird abgesichert, und liegt die Sicherung in einem zweiten Rechenzentrum.
Was eine Cloud-Warenwirtschaft kostet
Die meisten Anbieter rechnen monatlich ab, nach Nutzern und nach gebuchten Erweiterungen. Achten Sie bei einem Vergleich darauf, was im Grundpreis enthalten ist und was nicht. Häufig separat berechnet werden:
- Anbindung an Shop oder Marktplatz
- Versandmodule
- Dokumentenmanagement
- automatische Datensicherung in einem zweiten Rechenzentrum
- Einrichtung und Datenübernahme
Ein niedriger Grundpreis mit fünf Zusatzmodulen ist am Ende selten günstiger als ein höherer mit größerem Standardumfang. Ein Beispiel für einen solchen Aufbau finden Sie in der Preisübersicht von desk4. Rechnen Sie deshalb immer Ihren konkreten Bedarf durch, nicht den Einstiegspreis.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaft und ERP? Eine Warenwirtschaft deckt Artikel, Bestände, Einkauf und Verkauf ab. Von ERP spricht man, wenn weitere Bereiche wie Finanzen, Projekte oder Fertigung dazukommen. Die Grenze ist fließend, und viele Systeme wachsen vom einen ins andere.
Sind meine Daten in der Cloud sicher? Für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist ein professionell betriebenes Rechenzentrum in der Regel besser abgesichert als ein Server im Büro. Entscheidend sind Serverstandort, Verschlüsselung, Zugriffsrechte und ein Sicherungskonzept mit einer zweiten Kopie an einem anderen Ort.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Dann ist das System nicht erreichbar. Wer stark davon abhängt, sollte eine zweite Verbindung vorhalten, etwa über Mobilfunk. In der Praxis ist das seltener ein Problem als die Ausfälle eigener Hardware.
Komme ich später wieder aus dem System heraus? Fragen Sie vor dem Vertragsabschluss nach, in welchem Format Sie Ihre Daten wieder mitnehmen können. Ein Anbieter, der darauf keine klare Antwort gibt, ist ein Warnzeichen.
Kann ich meinen Onlineshop anbinden, auch wenn er nicht vom selben Anbieter ist? Ja. Entweder über eine direkte Anbindung im System oder über eine Middleware, die zwischen Warenwirtschaft und Shop vermittelt. Letzteres ist der übliche Weg, wenn Sie eine bestehende Warenwirtschaft behalten wollen.
Lohnt sich der Umstieg auch bei fünf Mitarbeitern? Ja, wenn Sie über einen Shop verkaufen oder Daten doppelt pflegen. Für viele Branchen gibt es passende Zuschnitte, von Handwerk über Handel und Dienstleistung bis Vermietung, siehe Branchenübersicht. Nein, wenn Sie wenige Belege im Monat schreiben und damit gut zurechtkommen.
Fazit
Eine Warenwirtschaft aus der Cloud nimmt Ihnen Serverbetrieb, Updates und Datensicherung ab und macht Ihre Zahlen von überall zugänglich. Den größeren Gewinn bringt aber nicht die Cloud an sich, sondern der Wegfall doppelter Pflege zwischen Warenwirtschaft, Shop und Versand. Genau daran sollten Sie Angebote messen.
Wenn Sie prüfen möchten, wie das in Ihrem Alltag aussieht: desk4 führt Warenwirtschaft, Verkauf, Einkauf, Lager, Kontakthistorie, Dokumente, E-Rechnung und Versand in einer Cloud-Lösung zusammen, mit direkten Anbindungen an Shopsysteme und Marktplätze.
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