Was kostet ein ERP-System für den Mittelstand?
Kurz gesagt: Ein Cloud-ERP für den Mittelstand kostet ein monatliches Abo, das sich nach der Zahl der Benutzer richtet, plus einmalige Kosten für Einführung, Datenübernahme und Schulung. Mit desk4 ERP liegt ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden und 5 gleichzeitigen Benutzern bei 399 € im Monat.
Hier finden Sie alle Kostenarten, den Unterschied zwischen Abo und Lizenzkauf, drei nachvollziehbar berechnete Beispiele für Unternehmen mit 5, 10 und 25 Mitarbeitenden und eine Gesamtkostenrechnung über fünf Jahre.
Stand: November 2026 · alle Preise pro Monat zzgl. MwSt. · Beispielrechnungen, kein verbindliches Angebot
Einmalige und laufende ERP-Kosten
ERP-Kosten teilen sich in laufende Kosten (Abo oder Wartung, Schnittstellen, Support) und einmalige Kosten (Lizenzkauf bei lokaler Software, Einrichtung, Datenmigration, Schulung, Anpassungen).
Laufende Kosten
- Abo je Benutzer oder Paket
- Schnittstellen zu Shop, Marktplatz, Versand
- Erweiterungen wie DATEV oder Dokumentenmanagement
- bei Lizenzkauf: Wartungsvertrag, Server, Datensicherung, IT-Betreuung
Einmalige Kosten
- Implementierung und Einrichtung
- Datenmigration aus Altsystemen
- Schulung der Mitarbeitenden
- individuelle Anpassungen und Schnittstellenprojekte
- bei Lizenzkauf: Lizenz und Hardware
- desk4 ERP
- ab 99 € (1 Benutzer), 599 € (10 Benutzer)
- Erweiterungen
- 25 € je Monat, 6 in ERP enthalten
- Shop
- 25 € je Monat
- Marktplatz
- 75 € je Monat, 1.000 Bestellungen inklusive
- Einrichtung
- Basis 300 €, Komfort 700 €, Projekt 1.500 €
- Vertrag
- Jahresvertrag, nach dem Kauf 30 Tage kündbar
Cloud-Abonnement oder Lizenzkauf?
| Kriterium | Cloud-Abonnement | Lizenzkauf (On-Premises) |
|---|---|---|
| Anschaffung | keine Lizenzkosten | Lizenz einmalig |
| Laufend | Monatsabo je Benutzer | Wartung, meist jährlich |
| Server | beim Anbieter | eigener Server oder Hosting |
| Updates | im Abo enthalten | über Wartungsvertrag, Installation durch IT |
| Datensicherung | beim Anbieter, je nach Vertrag | eigene Verantwortung |
| Bilanz | Betriebsausgabe | Abschreibung der Lizenz |
Mehr zu Betrieb und Sicherheit: Cloud-ERP für den Mittelstand.
Kosten je Benutzer: wer zählt?
Viele ERP-Anbieter berechnen jede Person mit Zugang (Named User). desk4 berechnet nur gleichzeitig angemeldete Benutzer (Concurrent User). Mitarbeitende legen Sie unbegrenzt an.
Im Mittelstand macht das einen großen Unterschied: In der Produktion, im Lager oder im Außendienst arbeiten viele Personen nur zeitweise im System. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden hat deshalb oft deutlich weniger gleichzeitige Benutzer – wie viele, hängt von Schichten, Rollen und Arbeitsweise ab. Zählen Sie vor dem Vergleich, wie viele Personen zur selben Zeit angemeldet sind.
- 1 Benutzer
- 99 €
- 2 Benutzer
- 169 €
- 3 Benutzer
- 229 €
- 4 Benutzer
- 289 €
- 5 Benutzer
- 349 €
- 10 Benutzer
- 599 €
- über 10
- auf Anfrage
desk4 ERP, Monatspreise zzgl. MwSt., ohne Schnittstellen. Andere Pakete: Preise und Pakete.
Beispielkalkulationen für 5, 10 und 25 Mitarbeitende
Sie möchten Ihre eigene Rechnung sehen?Wir zählen mit Ihnen die gleichzeitigen Benutzer und stellen das passende Paket zusammen.
5 Mitarbeitende: Fachhändler mit Lager
Annahme: 2 gleichzeitige Benutzer (Büro und Lager)
| desk4 ERP, 2 Benutzer | 169 € |
|---|---|
| DATEV-Schnittstelle | 25 € |
| Monatlich | 194 € |
| Einrichtung Projekt (einmalig) | 1.500 € |
| 1. Jahr | 3.828 € |
| 5 Jahre gesamt | 13.140 € |
10 Mitarbeitende: Großhandel
Annahme: 3 gleichzeitige Benutzer (Vertrieb, Einkauf, Lager)
| desk4 ERP, 3 Benutzer | 229 € |
|---|---|
| DATEV-Schnittstelle | 25 € |
| Monatlich | 254 € |
| Einrichtung Projekt (einmalig) | 1.500 € |
| 1. Jahr | 4.548 € |
| 5 Jahre gesamt | 16.740 € |
25 Mitarbeitende: Händler mit Onlineshop
Annahme: 5 gleichzeitige Benutzer
| desk4 ERP, 5 Benutzer | 349 € |
|---|---|
| Shopanbindung | 25 € |
| DATEV-Schnittstelle | 25 € |
| Monatlich | 399 € |
| Einrichtung Projekt (einmalig) | 1.500 € |
| 1. Jahr | 6.288 € |
| 5 Jahre gesamt | 25.440 € |
Rechenweg: Monatspreis × 12 + Einrichtung = 1. Jahr; Monatspreis × 60 + Einrichtung = 5 Jahre. Listenpreise zzgl. MwSt., ohne Preisänderungen. Die Zahl der gleichzeitigen Benutzer ist eine Annahme – sie kann in Ihrem Unternehmen höher oder niedriger sein. Verbindlich ist nur ein Angebot der Dupp GmbH.
Implementierung, Datenmigration, Schulung und Support
Implementierung
Einrichtung von Stammdaten, Nummernkreisen, Drucklayouts und Abläufen. Bei desk4 als Paket: Basis 300 €, Komfort 700 €, Projekt 1.500 €. Zur ERP-Einführung
Datenmigration
Kunden, Lieferanten und Artikel kommen per Import aus CSV oder Excel; auf Wunsch übernimmt das desk4 Team die Migration. Datenmitnahme
Schulung und Support
Schulung ist Teil der Einrichtungspakete. Support, Wissensdatenbank, Videos und Webinare gehören zum Abo.
Schnittstellen
Standard-Schnittstellen sind feste Monatspreise. Individuelle Integrationen über die REST-API sind ein eigenes Projekt. ERP-Schnittstellen
Anpassungen
Je weniger Sonderprogrammierung, desto günstiger und update-sicherer. Prüfen Sie, ob ein Prozess angepasst werden kann statt der Software.
Interne Zeit
Projektleitung, Datenbereinigung und Tests binden Mitarbeitende – planen Sie diese Zeit ein.
Total Cost of Ownership: die Gesamtkosten über fünf Jahre
Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle Kosten eines ERP-Systems über die Nutzungsdauer – nicht nur den Lizenz- oder Abopreis.
Bei Cloud-ERP sind Betrieb, Updates und Datensicherung im Abo enthalten. Bei lokaler Software kommen zur Lizenz Wartung, Server, Betriebssystem- und Datenbanklizenzen, Datensicherung, Strom und IT-Betreuung hinzu. Vergleichen Sie Angebote deshalb immer über drei bis fünf Jahre und mit derselben Benutzerzahl.
Beispiel desk4 ERP mit 25 Mitarbeitenden (5 gleichzeitige Benutzer, Shop, DATEV): 399 € × 60 Monate + 1.500 € Einrichtung = 25.440 € über fünf Jahre zzgl. MwSt.
- TCO Cloud
- Abo + Einrichtung + interne Zeit
- TCO lokal
- Lizenz + Wartung + Server + IT + Einrichtung
- Zeitraum
- 3 bis 5 Jahre
- Tipp
- gleiche Benutzerzahl und Schnittstellen vergleichen
desk4 Preismodelle und enthaltene Leistungen
| Paket | ab (1 Benutzer) | Enthalten |
|---|---|---|
| Plus | 49 € | Verkauf, Einkauf, Lager, Inventur, Kassenbuch, CSV-Buchungssätze, Auswertungen |
| Ultimate | 59 € | zusätzlich Stücklisten, CRM, Kommissionierung, Abschlag, Abo, Seriennummern und Chargen |
| ERP | 99 € | zusätzlich Fertigung, Filialsystem, Routenplanung, Bestellvorschläge, Intrastat und 6 Erweiterungen |
In allen Paketen: E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung), Apps für Windows, Mac, iOS und Android, Zwei-Faktor-Anmeldung. Verbindlich ist der Paketvergleich.
desk4 ERP · desk4 Ultimate · desk4 Plus · ERP-Funktionen · ERP für den Mittelstand
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Kleiner Betrieb mit überschaubaren Abläufen? Dann passt eher der Ratgeber Warenwirtschaft für kleine Unternehmen. Alle Anbieter im direkten Vergleich: desk4 im Vergleich mit 22 Lösungen.
Kosten prüfen, ohne etwas zu bezahlen
Die Testumgebung von desk4 ist kostenlos und ohne Zeitlimit – so wissen Sie vor dem Kauf, welches Paket Sie brauchen.
Häufige Fragen
Was kostet ein ERP-System für den Mittelstand?
Cloud-ERP kostet ein Monatsabo je Benutzer plus einmalige Einführungskosten. desk4 ERP kostet 99 € mit 1 Benutzer, 349 € mit 5 und 599 € mit 10 gleichzeitigen Benutzern im Monat zzgl. MwSt.; die Einrichtung Projekt kostet einmalig 1.500 €.
Was kostet ein ERP-System für 5 Mitarbeiter?
Im Beispiel mit 2 gleichzeitigen Benutzern und DATEV-Schnittstelle kostet desk4 ERP 194 € im Monat und im ersten Jahr inklusive Einrichtung 3.828 € zzgl. MwSt.
Was kostet ein ERP-System für 20 Mitarbeiter?
Das hängt davon ab, wie viele Personen gleichzeitig im System arbeiten. Bei 4 gleichzeitigen Benutzern kostet desk4 ERP 289 € im Monat, bei 5 gleichzeitigen 349 € zzgl. MwSt., jeweils ohne Schnittstellen.
Muss ich jeden Mitarbeiter lizenzieren?
Bei desk4 nicht. Bezahlt werden nur gleichzeitig angemeldete Benutzer, Mitarbeitende legen Sie unbegrenzt an.
Ist Cloud-ERP günstiger als Lizenzkauf?
Über mehrere Jahre häufig ja, weil Server, Updates und Datensicherung im Abo enthalten sind. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre mit derselben Benutzerzahl.
Welche einmaligen Kosten fallen bei desk4 an?
Die Einrichtung: Basis 300 €, Komfort 700 € oder Projekt 1.500 € für desk4 ERP. Darin sind Schulung und Hilfe beim Start enthalten.
Sind die Kostenbeispiele verbindlich?
Nein. Sie sind mit Listenpreisen berechnet und dienen der Orientierung. Verbindlich ist nur ein Angebot der Dupp GmbH.