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Ratgeber · FunktionenWelche Funktionen braucht eine Warenwirtschaft für kleine Unternehmen?
Kurz gesagt: Pflicht sind Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnung, Artikel- und Kundenverwaltung und eine Übergabe an die Buchhaltung. Lager, Einkauf und Auswertungen kommen dazu, sobald Sie Ware führen oder mehrere Personen mitarbeiten.
Diese Seite trennt Pflichtfunktionen von optionalen Funktionen, erklärt jede Funktion in zwei Sätzen und zeigt, in welchem desk4 Paket sie enthalten ist. So zahlen Sie nur für das, was Ihr Betrieb wirklich braucht.
Stand: November 2026 · Paketangaben laut desk4 Preisliste
Pflicht oder optional?
| Funktion | Pflicht für | Optional, wenn … |
|---|---|---|
| Angebote, Aufträge, Rechnungen | alle Betriebe | – |
| E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) | alle Betriebe mit Geschäftskunden | – |
| Artikel- und Kundenverwaltung | alle Betriebe | – |
| Übergabe an Buchhaltung (DATEV, CSV) | Betriebe mit Steuerberater | Sie buchen selbst in einem anderen Programm |
| Lager und Inventur | Handel, Handwerk mit Materiallager | Sie verkaufen nur Dienstleistungen |
| Einkauf und Wareneingang | Betriebe, die Ware bestellen | Sie kaufen selten und ohne Lager ein |
| Auswertungen | ab mehreren Mitarbeitenden | Sie haben wenige Vorgänge im Monat |
| Shop- und Marktplatzanbindung | Onlinehändler | kein Onlineverkauf |
Die Grundlagen zum Begriff finden Sie auf der Übersichtsseite Warenwirtschaft für kleine Unternehmen.
Die wichtigsten Funktionen erklärt
Angebote, Aufträge und Rechnungen
Der Kern jeder Warenwirtschaft: Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, daraus Lieferschein und Rechnung. Preise, Mengen und Kundendaten werden übernommen statt abgetippt.
desk4: In desk4 ab Starter: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Storno und Vorlagen. Abschlags- und Abo-Rechnungen ab Ultimate.
Verkaufen mit desk4Artikel- und Kundenverwaltung
Jeder Artikel und jeder Kunde wird einmal angelegt und ist in allen Belegen gleich. Preise, Steuersätze und Zahlungsbedingungen kommen automatisch in den Beleg.
desk4: In allen desk4 Paketen. Lieferantenverwaltung ab Plus, Stücklisten und CRM ab Ultimate, kundenspezifische Einzelpreise in ERP.
Stammdaten in desk4Lager und Inventur
Die Warenwirtschaft bucht Bestände bei Lieferung und Wareneingang automatisch. Die Inventur erledigen Sie per Scanner oder Smartphone statt mit Zettel.
desk4: In desk4 ab Plus: Lagerverwaltung und Inventur. Seriennummern und Chargen ab Ultimate.
Inventur und WerkzeugeEinkauf
Bestellungen beim Lieferanten, Wareneingang und Eingangsrechnung hängen zusammen. Sie sehen, was bestellt ist und wann es kommt.
desk4: In desk4 ab Plus: Bestellungen, Wareneingang, Eingangsrechnung und Rücksendung. Bestellvorschläge aus Melde- und Sollbestand in ERP.
Einkaufen mit desk4Kunden und CRM
Neben Adressen zählen Notizen, Termine und die Historie aller Belege. So weiß jeder im Team, was mit dem Kunden besprochen wurde.
desk4: Kundenverwaltung in allen Paketen, CRM easy & light ab Ultimate.
Kunden in desk4E-Rechnung
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können, der Versand wird schrittweise Pflicht. Die Warenwirtschaft sollte ZUGFeRD und XRechnung erzeugen.
desk4: In allen desk4 Paketen enthalten, auch im Paket E-Rechnung ab 9,90 €.
E-Rechnung mit desk4DATEV und Buchhaltung
Eine Warenwirtschaft ersetzt keine Finanzbuchhaltung, sollte die Belege aber sauber übergeben. Das spart Zeit beim Steuerberater.
desk4: DATEV-Modul als Erweiterung für 25 € in allen Paketen. CSV-Buchungssätze und Kassenbuch ab Plus. OP-Verwaltung mit Mahnwesen in ERP enthalten, sonst +25 €.
DATEV-SchnittstelleAuswertungen
Umsatz nach Kunden, Artikeln und Zeitraum zeigt, wo Sie Geld verdienen. Kleine Unternehmen brauchen wenige, aber verlässliche Kennzahlen.
desk4: In desk4 ab Plus: Tagesbericht, Auswertung und Chefauswertung.
Kennzahlen in der WarenwirtschaftWelche Funktion steckt in welchem desk4 Paket?
Welche Funktionen brauchen Sie wirklich?Wir gehen die Liste mit Ihnen durch – damit Sie nichts doppelt oder zu viel zahlen.
| Funktion | Starterab 39 € | Plusab 49 € | Ultimateab 59 € | ERPab 99 € |
|---|---|---|---|---|
| Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Rechnung ZUGFeRD/XRechnung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Artikel- und Kundenverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mietartikel | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Lager, Inventur, Bestellungen, Wareneingang | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Arbeitsbericht | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kassenbuch, CSV-Buchungssätze, Auswertungen | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Stücklisten, CRM, Kommissionierung | – | – | ✓ | ✓ |
| Abschlags- und Abo-Rechnungen | – | – | ✓ | ✓ |
| Seriennummern und Chargen | – | – | ✓ | ✓ |
| Fertigung, Filialen, Routenplanung | – | – | – | ✓ |
| Bestellvorschläge | – | – | – | ✓ |
| OP-Verwaltung mit Mahnwesen | – | +25 € | +25 € | ✓ |
| DATEV-Modul | +25 € | +25 € | +25 € | +25 € |
„+25 €“ = als Erweiterung für 25 € im Monat buchbar. Preise für 1 Benutzer zzgl. MwSt. Verbindlich ist der Paketvergleich. Was die Pakete kosten, zeigt die Seite Kosten einer Warenwirtschaft.
Funktionen, die später dazukommen können
Onlineshop und Marktplätze
Shopware, Shopify, WooCommerce, Gambio, Amazon, eBay und weitere. Marktplatzanbindung
Kasse mit TSE
Für das Ladengeschäft als Erweiterung oder als eigenes Paket POS Kasse. desk4 Kasse
Versand
Versandetiketten direkt aus dem Lieferschein, z. B. mit DHL. Versandetiketten im ERP
Apps
desk4 läuft im Browser und als App für Windows, Mac, iOS und Android – in allen Paketen.
API und MCP-Server
Eigene Anwendungen und KI-Assistenten an desk4 anbinden. desk4 API und MCP-Server
Routenplanung
Touren für Lieferung und Service planen, in desk4 ERP. Routenplanung
So finden Sie Ihren Funktionsumfang
- Schreiben Sie Ihren Ablauf vom Kundenkontakt bis zur Zahlung auf.
- Markieren Sie, wo heute Daten doppelt erfasst werden.
- Starten Sie mit den Pflichtfunktionen und dem kleinsten passenden Paket.
- Testen Sie mit echten Artikeln und Kunden, bevor Sie kaufen.
Für Betriebe, die heute mit Tabellen arbeiten: Warenwirtschaft statt Excel. Branchenspezifisch: Handwerk und Handel. Alle Funktionen von desk4: Funktionsübersicht.
Sie möchten die Funktionen live sehen?Wir zeigen Ihnen desk4 an Ihren eigenen Abläufen.
Alle Themen zur Warenwirtschaft für kleine Unternehmen
Alle Funktionen kostenlos ausprobieren
In der Testumgebung stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung – ohne Vertrag und ohne Zeitlimit.
Häufige Fragen
Welche Funktionen muss eine Warenwirtschaft mindestens haben?
Angebote, Aufträge und Rechnungen, E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, Artikel- und Kundenverwaltung sowie eine Übergabe an die Buchhaltung, zum Beispiel per DATEV.
Brauche ich als kleines Unternehmen eine Lagerverwaltung?
Nur wenn Sie Ware oder Material auf Lager führen. Dienstleister ohne Lager kommen ohne aus. In desk4 ist das Lager ab dem Paket Plus enthalten.
Muss eine Warenwirtschaft E-Rechnungen können?
Ja. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können, der Versand wird schrittweise Pflicht. desk4 erstellt E-Rechnungen in allen Paketen.
Hat desk4 eine DATEV-Schnittstelle?
Ja. Das DATEV-Modul ist in allen Paketen als Erweiterung für 25 € im Monat buchbar. Ab Plus gibt es zusätzlich den Export der CSV-Buchungssätze.
Ab welchem desk4 Paket gibt es Einkauf und Lager?
Ab desk4 Plus. Das Paket Starter enthält Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, aber kein Lager und keinen Einkauf.
Welche Auswertungen bietet desk4?
Ab Plus den Tagesbericht, die Auswertung und die Chefauswertung mit Umsätzen nach Kunden, Artikeln und Zeitraum.
Kann ich Funktionen später hinzubuchen?
Ja. Erweiterungen wie DATEV, Kasse oder Versand buchen Sie für je 25 € im Monat hinzu, oder Sie wechseln in ein größeres Paket.