Was ist ERP – schnell erklärt!

ERP = Enterprise-Resource-Planning = Geschäftsressourcenplanung

Geschäftsressourcenplanung

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning, zu Deutsch: Geschäftsressourcenplanung. ERP-Systeme sind Softwarelösungen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Diese stammen aus dem betriebswirtschaftlichen Bereich. Sie steuern und verwalten betriebliche Mittel und Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel. Infolgedessen kommen ERP-Systeme von der Verwaltung bis hin zum Controlling in allen Betriebsbereichen zum Einsatz. Sie können das gesamte Spektrum abdecken, ebenso aber individuell (branchenbezogen) gestaltet werden. Zudem erfüllen sie verschiedene Aufgaben zur Bereitstellung und Weiterverarbeitung von Informationen.

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Das Implementieren weiterer Applikationen in die ERP-Software ist über das Internet oder das interne Firmennetz möglich. Somit können zum Beispiel das CRM(Customer-Relationship-Management) erweitern oder die Wertschöpfung durch E-Commerce steigern. Letztendlich hängen die Anforderungen an eine ERP-Software von der Größe des Unternehmens ab. Folglich nutzen Kleine oder mittelständische Unternehmen seltener Module im Bereich Controlling und Rechnungswesen. Außerdem gibt es zahlreiche Lösungen, welche speziell auf die Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten sind.

Basisfunktionen ERP-System

  • Finanzwesen

    • Rechnungswesen
    • Finanzbuchhaltung
    • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
    • Anlagenbuchhaltung
    • Controlling
  • Logistik

    • Einkauf und Verkauf
    • Materialwirtschaft
    • Lagerverwaltung
    • Vertrieb
  • Produktion

    • Produktionsplanung und -steuerung
    • Kapazitätswirtschaft
    • Werkstattsteuerung
    • Betriebsdatenerfassung
  • Personalwesen

    • Verwaltung der Mitarbeiter
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Rekrutierung neuer Mitarbeiter
    • Karriereplanung
  • Branchen-Übergreifende ERP-Funktionen

    • Dokumenten- und Workflowmanagement
    • Archivierung und Datenbankverwaltung
    • Berichtswesen und Data Warehouse
    • Projektmanagement
    • Qualitätsmanagement
    • Marketing und Vertrieb
    • Mobile und Social ERP
  • Weitere Zusatz-Funktionen und Schnittstellen

    • E-Business/E-Commerce
    • Customer-Relationship-Management (CRM)
    • Supply Chain Management (SCM)

Merkmale moderner ERP-Systeme

  • Integrierte Systeme

    • Betriebswirtschaftlichen Anwendungen (z.B CRM, HRM)
    • Integration von nötigen Funktionen sowie die Nutzung einer einzigen Datenbank
  • Skalierbarkeit

    • Kosten pro Nutzer – Abrechnung
    • Nötige Ressourcen sind flexibel erweiterbar oder reduzierbar
  • Mobilität

    • Komfortabler und sicherer mobiler Zugriff auf die ERP-Software
    • Möglichkeit um im Außendienst sowie Home-Office produktiv zu arbeiten
  • Modularisierung

    • Flexible Module um nur die benötigten Funktionen zu bezahlen; Kostenersparnis da sonst für nicht benötigte Funktionen bezahlt wird
    • Bei Nichterfüllung der Anforderungen lassen sich durch Schnittstellen weitere Anwendungen integrieren
  • Web-Basierte Oberfläche

    • Mit jedem Endgerät kann von jedem Standort jederzeit auf die Daten zugegriffen werden
    • Ein Internetbrowser und eine Datenverbindung genügen
  • Sicherheit

    • Es sollte sicherheitsrelevante Funktionen geben (z.B. eine frei individualisierbare Rechtestruktur, die den massenhaften Download aller Kundendaten verhindert)
    • Wichtige Faktoren sind zudem: Verfügbarkeit, Kontrolle des Zugriffs und Weitergabe
  • Datensicherung

    • Möglichkeit zur Integration zu gängigen Anwendungen und Backup-Lösungen via Schnittstellen
    • Cloud-Systeme werden in Echtzeit georedundant betrieben und zusätzlich automatisch gesichert und archiviert
  • Automatisierung

    • Abbildung, Koordination, Komprimierung und Automatisierung von Prozessen im Unternehmen durch Workflows
    • Ein ausgereiftes Workflow-Management ist ein wichtiges Merkmal moderner ERP-Systeme
  • Internationalität

    • Die zügige Erschließung und Eroberung neuer Märkte stellt eine ERP-Software vor große Herausforderung
    • Grundsätzlich sollte eine moderne ERP-Software international und mehrsprachig sein (einschließlich Währungen, steuerliche Rahmenbedingungen, etc.)
  • Benutzerfreundlichkeit

    • ERP-Software Bedienung sollte kompromisslos gut sein (siehe Punkt: „Benutzerfreundlichkeit/Usability)“
    • Referenzen durch Mitarbeiter die das System in der Praxis nutzen sollen

Wie intuitiv sind ERP-Systeme?

ERP-Systeme sind oft so komplex, dass Ihre Nutzer daran verzweifeln könnte. desk4 wurde so designt und konfiguriert, dass die Komplexität vor dem Anwender verborgen bleibt. Insofern sollte ist die grafische Oberfläche (=GUI) von desk4 sehr einfach aufgebaut und zudem eine enge Benutzerführung bieten.

erp mit einfacher Bediehnung ist desk4

desk4 zeichnet sich dadurch aus, dass lange Schulungen oder telefonbuchdicke Handbücher, welche schon beim ersten Blick für Frustration sorgen und demotivieren, nur noch selten genutzt werden. Deswegen ist desk4 so einfach, dass es fast komplett selbsterklärend ist. in desk4 ist der Anwender somit deutlich schneller und produktiver.

Benutzerfreundlichkeit / Usability

Kriterien für eine benutzerfreundliche Software wie desk4:

  • Übersichtliche Struktur der Software
  • Einfaches Erlernen der Software möglich
  • Die Masken sind einfach und verständlich
  • Individuelles Menü
  • Benutzerspezifische Konfiguration
  • Arbeitsplatzunabhängige Personalisierung
  • Selbsterklärendes System
  • Direktbutton und Quersprünge zwischen einzelnen Teilbereichen
    (vom Kunden ins Angebot, vom Angebot in den Artikel, etc.)
  • Suchfunktionen
  • Kopierfunktionen
  • Mit wenige Klicks um ein Angebot / einen Auftrag / ein Projekt etc. zu erstellen
  • Gleichzeitiges Öffnen von verschiedenen Masken möglich (Multitasking)

desk4 beweist, das hochkomplexe Systeme so einfach wie eine Smartphone-App sein können. Es gilt Business-Anwendungen wie zum Beispiel eine Online ERP-Anwendung von Ballast zu befreien. Eine Software muss nicht Dutzende von Möglichkeiten bieten, um ein und die dieselbe Sache zu erledigen. Vielmehr genügt es dem Anwender, einen einzigen Weg zu sehen, der klar durch die Benutzeroberfläche vor Augen geführt wird. Demzufolge sollte die Benutzeroberfläche so gestaltet sein, dass sich niemand in der Anwendung verirren kann.

 

Vergleich: Software as a Service vs on premise

Definition: Software as a Service (SaaS): Software und die IT-Infrastruktur werden bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt. Es ist ein Teilbereich des Cloud-Computings.

Definition: on premise:  On premise bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme. Der Kunden übernimmt die sämtlichen Risken und Lasten, sowie Anschaffung und Wartung der benötigten Hardware.

Software as a Service

  • Kostenreduzierung (aufgrund des Outsourcings)
  • räumliche Unabhängigkeit (Zugriff an beliebigen Orten)
  • Zugriff auf fachliches Knowhow (Betrieb und Wartung der Rechenzentren werden von IT-Spezialisten übernommen)
  • Abhängigkeit vom Anbieter (Das Unternehmen ist vom Service des Anbieters abhängig)
  • Funktionierende Internetverbindung (Um Cloud-Computing nutzen zu können muss eine dauerhafte Internetverbindung vorhanden sein

On premise

  • Maximale Kontrolle (die Kontrolle über die Software obliegt nur dem Unternehmen)
  • Uneingeschränkter Zugriff (Der Zugriff auf Daten ist unabhängig von einer Internetverbindung möglich)
  • Eigenverantwortung (Das Unternehmen muss gewährleisten dass die Software immer „up to date“ ist)
  • Dauerhafte Mehrarbeit (Es muss immer Personal abgestellt werden um das Rechenzentrum zu betreuen)
  • Kostenaufwand (Die Anschaffung der benötigten Hardware sowie der Betrieb des IT-Bereichs ist in der Regel teurer als „Software As a Service

Zusammenfassung ERP – schnell erklärt

Zwei Varianten von ERP-Systemen sind die SaaS-Lösung und die on premise-Lösung. Bei der SaaS-Lösung liegt die Wartung nur bei dem externen IT-Dienstleister. Das verschafft Ihnen den Zugriff auf ihr ERP an jedem beliebigen Ort. Vorausgesetzt ihr Endgerät verfügt über einen Internetbrowser und eine dauerhafte und stabile Internetverbindung. Sie müssen in Kauf nehmen, dass sie personenbezogene Daten an Dritte weitergeben (an den IT-Dienstleister). Das kann, wenn der Dienstleister sich im Ausland befindet, bei Fehlern in der Handhabung zu Verletzungen der DSGVO führen. Im Bereich Datenschutz bietet ein on-premise ERP den Vorteil, das sich das Rechenzentrum in ihrem Unternehmen befindet. Aber sie tragen die Verantwortung für das Rechenzentrum und das bedeutet dauerhafte Mehrarbeit.

Die Umsetzung

In der Umsetzung sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen an das System komplett ausformulieren und definieren. Darauf basierend suchen Sie einen passenden ERP-Anbieter. Sie prüfen, ob Ihnen die Kernfunktionen ausreichen oder ob diese modular erweiterbar sind (z.B. durch Schnittstellen). Dabei sollten Sie beachten, dass Sie auch nur das bestellen, was Sie tatsächlich nutzen werden. Sie entwickeln mit dem Anbieter „Best practices“. Er schneidert ihnen praktisch einen Maßanzug, der nur zu Ihnen passt. Der Anbieter passt das ERP-System entsprechend für Sie an und setzt dieses in einem Testsystem um. Dieses wird im Optimalfall von einem Mitarbeiter getestet, um ein Gefühl für das „going-live“ zu bekommen. Fehler und Hindernisse werden vom ERP-Anbieter vor dem Livegang behoben und ausgebessert. Die Daten aus dem alten System werden im gewünschten Format aufbereitet, dadurch können diese später importiert werden. Das betrifft im häufigsten Fall Stammdaten. Anschließend werden entweder alle Mitarbeiter oder nur „Key-User“, die das System hauptsächlich verwenden werden, geschult. Anfänglich sollten Ihr ERP-Anbieter und Ihre Key-User, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen und einen Workflow mit Ihnen entwickeln. Das Alte System sollte nach dem Livegang abgeschaltet werden, so dass das alte System nicht mehr vereinzelt genutzt wird