Entdecken Sie desk4 DMS
Das Dokumentenmanagement
Das desk4 DMS ist eine innovative Lösung für die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Überblick über wichtige Informationen zu gewährleisten.
Maßgeschneidertes Dokumentenmanagement
Das DMS ermöglicht eine strukturierte Ablage von Dokumenten nach verschiedenen Kategorien wie Kunden, Lieferanten und Artikeln. Diese durchdachte Strukturierung erleichtert die Organisation und den Zugriff auf relevante Unterlagen.
Durch die effektive Zuordnung von Dokumenten wird die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern verbessert und der Informationsaustausch erleichtert. Das DMS fördert eine transparente und effiziente Arbeitsweise im gesamten Unternehmen.
Das desk4 DMS bietet eine flexible und benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung Ihrer Dokumente. Entdecken Sie die vielfältigen Möglichkeiten und optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit unserem innovativen Dokumentenmanagement.
Die Erweiterung „DMS“ ist mit allen Versionen von desk4 kompatibel. (10 GB Speicher inkl. – weiteres Speicherkontingent kann dazu gebucht werden)
Vorteile im Überblick
- Individuelle Verschlagwortung
- Direkte Verknüpfung
- Unterscheidung zwischen internen und globalen Dokumenten
- Intelligente Filteroptionen
- „Briefkasten“ für nicht zugeordnete Dokumente
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Zugriff auf Dateien aus dem CRM
- CRM-Einträge als DATEV relevant markieren (DATEV online vorausgesetzt)
Verschlagwortung, Briefkasten und mehr
Dokumente können mit individuellen Schlagworten versehen werden, um ihre Auffindbarkeit zu verbessern. Diese Funktion ermöglicht es, Dokumente schnell und gezielt zu finden, unabhängig von ihrer Kategorie oder Art.
Der „Briefkasten“ ist ein spezieller Bereich im DMS, der nicht zugeordnete Dokumente enthält. Hier können Sie eingehende Unterlagen vorübergehend ablegen und später entsprechend zuordnen.
Eine besondere Stärke des DMS liegt in seiner Fähigkeit, Dokumente direkt mit anderen relevanten Elementen wie Kunden, Artikeln und Angeboten zu verknüpfen. Dies erleichtert die Nachverfolgbarkeit und verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen.
Das DMS ermöglicht eine klare Unterscheidung zwischen internen und globalen Dokumenten. Dadurch wird eine übersichtliche Strukturierung der Unterlagen gewährleistet und die Arbeit mit verschiedenen Dokumententypen vereinfacht.
Mit intelligenten Filteroptionen können Sie die angezeigten Dokumente nach Ihren individuellen Kriterien filtern. Dadurch behalten Sie stets den Überblick über relevante Informationen und können schnell auf benötigte Unterlagen zugreifen.
Weitere Informationen zu desk4
Was ist
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mietenHäufig gestellte Fragen
Beim Speichern wird ein Dokument lediglich gesichert und bleibt weiterhin im Briefkasten sichtbar. Beim Ablegen hingegen wird das Dokument endgültig im DMS strukturiert gespeichert und aus dem Briefkasten entfernt. Abgelegte Dokumente sind anschließend organisiert hinterlegt, können aber bei Bedarf wieder geöffnet und bearbeitet werden.
Im Dokumentenmanagement-System können unterschiedliche Dokumenttypen verwaltet werden. Dazu gehören unter anderem Kunden- und Lieferantendokumente, Rechnungen und andere Belege sowie interne Unternehmensdokumente. Diese können zusätzlich mit Kategorien, Referenzen und weiteren Informationen versehen werden, um sie besser auffindbar zu machen.
Ja, das desk4 DMS unterstützt die DATEV-Anbindung. Dokumente können entsprechend gekennzeichnet und anschließend direkt an DATEV Unternehmen online übergeben werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung deutlich vereinfacht und digitalisiert.
