Löschfristen in desk4 verwalten
Möchten Sie das Risiko von Datenschutz-Bußgeldern minimieren und die Löschung von Kundendaten zuverlässig im Blick behalten? Dann bietet desk4 Ihnen die perfekte Unterstützung.
desk4 unterstützt Sie dabei, die DSGVO-Konformität sicher einzuhalten. Verwalten und überwachen Sie die Löschfristen personenbezogener Daten zentral und übersichtlich. Von der Erfassung des genauen Speicherorts bis zur automatischen Erinnerung bietet desk4 Ihnen alle Werkzeuge, die Sie für ein rechtssicheres Datenmanagement benötigen. Sparen Sie wertvolle Zeit und schützen Sie Ihren Betrieb vor den Risiken verschärfter Kontrollen durch die Datenschutzbehörden.
Schutz personenbezogener Kundendaten
Wenn Sie von Ihren Kunden personenbezogene Daten wie ein Datenbank-Backup, eine Excel-Datei oder sensible PDFs erhalten, müssen diese nach einer bestimmten Zeitspanne zwingend wieder gelöscht werden. Ihre Kunden haben hier ein gesetzliches Recht auf Vergessenwerden und Löschung ihrer Daten nach Artikel 17 DSGVO.
Mit desk4 erfassen Sie diese Fristen direkt im jeweiligen Kundenstamm. Sie wählen die passende Dateiart aus und dokumentieren den genauen Speicherort, wie etwa auf Ihrem PC, in Cloud-Speicherdiensten oder in einer anderen Software. Hierfür können Sie im System vorab eigene Löschfristen-Dateiarten anlegen und die jeweilige Frist ganz flexibel in Tagen definieren. Das System berechnet anhand Ihrer Standardvorgaben automatisch das korrekte Fristdatum, welches Sie bei Bedarf auch individuell anpassen können. Zum Schluss weisen Sie die Aufgabe einfach dem verantwortlichen Bearbeiter zu.
Die Löschfristen-Funktion gehört zum Standardumfang von desk4 ERP.
Automatische Erinnerung und lückenlose Dokumentation
Sie müssen keine Löschtermine mehr manuell im Kalender überwachen. Sobald eine Frist abläuft, erinnert desk4 den zuständigen Bearbeiter automatisch durch einen Hinweis auf dem Dashboard.
Der Bearbeiter löscht die Datei am betroffenen Speicherort und hakt die Aufgabe im System ab. desk4 dokumentiert den Löschvorgang automatisch mit Datum und Uhrzeit, sodass Sie im Falle einer Prüfung jederzeit den lückenlosen Nachweis erbringen können. Über eine zentrale Übersicht behalten Sie zudem alle anstehenden und bereits erledigten Löschfristen im Auge und sind datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.
Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in unserer Dokumentation.
Vorteile im Überblick
Direkt im Kundenstamm erfasst: Fristen, Dateiarten und Speicherorte ohne Umwege genau dort verwalten, wo die Kundendaten liegen.
Eigene Dateiarten definieren: Maximale Flexibilität durch das Anlegen individueller Dateiarten mit frei definierbaren Löschfristen in Tagen.
Automatische Fristberechnung: Das System ermittelt das korrekte Löschdatum vollautomatisch auf Basis Ihrer hinterlegten Standardvorgaben.
Keine verpassten Termine: Zuverlässige Erinnerung bei ablaufenden Fristen über das Dashboard des zuständigen Bearbeiters.
Verlässlicher Prüfungsnachweis: Automatische Dokumentation von Löschdatum für einen lückenlosen Nachweis bei Datenschutzkontrollen.
Alles auf einen Blick: Volle Klarheit über alle anstehenden und erledigten Löschfristen in einer zentralen Übersicht.
