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Ratgeber · KostenWas kostet eine Warenwirtschaft für kleine Unternehmen?
Kurz gesagt: Eine Cloud-Warenwirtschaft für kleine Unternehmen kostet ein monatliches Abo, das mit der Zahl der Benutzer steigt, plus Schnittstellen, Erweiterungen und eine einmalige Einrichtung. Mit desk4 startet ein Betrieb mit 1 Benutzer bei 39 € im Monat, mit 2 Benutzern inklusive Lager und DATEV bei 110 € im Monat.
Hier sehen Sie, aus welchen Posten sich die Kosten zusammensetzen, welche Lizenzmodelle es gibt, wie sich Cloud und Kaufsoftware über die Jahre rechnen und drei vollständige Kostenbeispiele für 1, 2 und 3 Benutzer – die typische Größe kleiner Betriebe mit den Listenpreisen von desk4.
Stand: November 2026 · alle Preise pro Monat zzgl. MwSt.
Monatliche und einmalige Kosten
Die Kosten einer Warenwirtschaft bestehen aus laufenden Kosten (Abo oder Wartung) und einmaligen Kosten (Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, bei Kaufsoftware die Lizenz).
Laufende Kosten
- Grundpaket bzw. Abo, meist gestaffelt nach Benutzern
- Schnittstellen zu Onlineshop, Marktplätzen oder Versanddienstleistern
- Erweiterungen wie DATEV, Kasse, Dokumentenmanagement
- bei Kaufsoftware: Wartungs- oder Updatevertrag
Einmalige Kosten
- Einrichtung und Schulung
- Übernahme von Artikeln, Kunden und Lieferanten
- Anpassung von Drucklayouts
- bei Kaufsoftware: Lizenz, Server und Installation
- Profi-Pakete desk4
- Plus ab 49 €, Ultimate ab 59 €, ERP ab 99 € im Monat
- Einsteiger desk4
- E-Rechnung ab 9,90 €, Starter ab 39 €, POS Kasse ab 49 €
- Schnittstellen
- Shops 25 €, Marktplätze wie Amazon und eBay 75 € im Monat
- Erweiterungen
- je 25 € im Monat, in ERP sind 6 enthalten
- Einrichtung
- Basis 300 €, Komfort 700 €, Projekt 1.200 € bzw. 1.500 €
- Vertrag
- Jahresvertrag, nach dem Kauf 30 Tage kündbar
Pro Benutzer oder nur gleichzeitig angemeldet: Welche Lizenzmodelle gibt es?
Viele Anbieter rechnen pro Benutzer ab: Jede Person mit eigenem Zugang kostet – auch wenn sie nur ab und zu ins System schaut. desk4 rechnet anders: Sie legen unbegrenzt viele Mitarbeitende an und bezahlen nur, wer gleichzeitig angemeldet ist.
| Modell | So wird abgerechnet | Was das für Sie bedeutet |
|---|---|---|
| Pro Benutzer (named user) bei vielen Cloud-Anbietern üblich | Jede Person mit eigenem Zugang zahlt, egal wie oft sie arbeitet | Jeder neue Mitarbeitende erhöht die Kosten. Gelegenheitsnutzer wie Chef, Aushilfe oder Außendienst kosten voll mit. |
| Gleichzeitige Benutzer (concurrent) So rechnet desk4 ab | Nur wer zur selben Zeit angemeldet ist, zählt. Mitarbeitende legen Sie unbegrenzt an. | Teilzeit, Schichten, Außendienst und Aushilfen ohne Mehrkosten – und trotzdem hat jede Person einen eigenen Zugang. Updates und Serverbetrieb sind im Mietpreis enthalten. |
| Paket- oder Festpreis oft bei Einsteiger-Tarifen | Fester Preis, unabhängig von Benutzern | Gut planbar, meist für Einzelunternehmer oder mit begrenztem Funktionsumfang |
| Kauflizenz bei lokaler Software | Einmaliger Kaufpreis je Arbeitsplatz plus Softwarepflegevertrag für Updates | Hohe Anfangskosten. Aktuelle Updates gibt es nur mit einem kostenpflichtigen Softwarepflegevertrag – ohne Vertrag wird jedes Update einzeln bezahlt. Server und IT-Betreuung kommen dazu. |
Rechenbeispiel: Ein Betrieb hat 8 Mitarbeitende, höchstens 3 sind gleichzeitig im System.
- Pro-Benutzer-Modell: 8 Lizenzen
- desk4: 3 Benutzer – alle 8 haben ihren eigenen Zugang
Updates inklusive statt Softwarepflegevertrag
Wer Software kauft, schließt für aktuelle Versionen fast immer einen Softwarepflegevertrag ab. Der kostet jedes Jahr zusätzlich – ohne ihn wird jedes Update einzeln bezahlt, und neue gesetzliche Anforderungen wie die E-Rechnung kommen erst mit dem nächsten kostenpflichtigen Update. Bei desk4 sind alle Updates und der Betrieb der Server im monatlichen Mietpreis enthalten. Sie zahlen einen festen Betrag pro Monat und können Ihr Budget sicher planen – ohne Überraschungen durch Pflegegebühren oder Update-Rechnungen.
Tipp für den Vergleich: Zählen Sie nicht Ihre Mitarbeitenden, sondern wie viele davon zur selben Zeit arbeiten. Und fragen Sie bei jedem Anbieter, ob Gelegenheitsnutzer – etwa Geschäftsführung, Aushilfe oder Außendienst – eine eigene Lizenz brauchen. Die desk4 Pakete E-Rechnung (9,90 €) und POS Kasse (49 €) haben einen festen Paketpreis.
Warenwirtschaft für 1 bis 10 Mitarbeiter: desk4 Preise nach Benutzern
Wie viele Benutzer brauchen Sie wirklich?Wir zählen gemeinsam, wer gleichzeitig arbeitet – damit Sie nicht zu viel zahlen.
| Benutzer | Starter | Plus | Ultimate | ERP |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 39 € | 49 € | 59 € | 99 € |
| 2 | 65 € | 85 € | 99 € | 169 € |
| 3 | – | 119 € | 139 € | 229 € |
| 4 | – | 149 € | 179 € | 289 € |
| 5 | – | 179 € | 219 € | 349 € |
| 10 | – | – | 399 € | 599 € |
Monatspreise zzgl. MwSt., ohne Schnittstellen und Erweiterungen. Starter ist auf 2 Benutzer begrenzt. Verbindlich ist die Seite Preise und Pakete.
Kostenbeispiele für 1, 2 und 3 Benutzer
Drei typische kleine Unternehmen, vollständig durchgerechnet.
1 Benutzer: Einsteiger mit Starter
Ein Einzelunternehmer schreibt Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen inklusive E-Rechnung. Ein Lager braucht er nicht, deshalb reicht Starter.
| desk4 Starter, 1 Benutzer | 39 € |
|---|---|
| Monatlich | 39 € |
| Einrichtung Basis (einmalig) | 300 € |
| 1. Jahr gesamt | 768 € |
| ab dem 2. Jahr | 468 € |
2 Benutzer: kleiner Betrieb mit Lager
Ein Handwerksbetrieb mit 4 Mitarbeitenden, davon höchstens 2 gleichzeitig im System. Plus wegen Arbeitsbericht, Lager und Einkauf; die Belege gehen per DATEV an den Steuerberater.
| desk4 Plus, 2 Benutzer | 85 € |
|---|---|
| DATEV-Modul | 25 € |
| Monatlich | 110 € |
| Einrichtung Basis (einmalig) | 300 € |
| 1. Jahr gesamt | 1.620 € |
| ab dem 2. Jahr | 1.320 € |
3 Benutzer: Händler mit Onlineshop
Ein Fachhändler mit Ladengeschäft und Onlineshop, 6 Mitarbeitende, davon bis zu 3 gleichzeitig im System. Shop-Bestellungen kommen als Auftrag in desk4, der Bestand wird gebucht.
| desk4 Plus, 3 Benutzer | 119 € |
|---|---|
| Shopanbindung (z. B. Shopware) | 25 € |
| DATEV-Modul | 25 € |
| Monatlich | 169 € |
| Einrichtung Basis (einmalig) | 300 € |
| 1. Jahr gesamt | 2.328 € |
| ab dem 2. Jahr | 2.028 € |
Beispielrechnungen mit Listenpreisen, zzgl. MwSt. Die Einrichtung ist frei wählbar; Sie können auch selbst starten. Pro Benutzer und Monat ergibt das 39 €, 55 € und 56,33 €. Die Preise für bis zu 10 Benutzer stehen in der Tabelle oben.
Cloud oder Kaufsoftware: was ist auf Dauer günstiger?
Kaufsoftware wirkt auf den ersten Blick günstiger, weil die Lizenz nur einmal bezahlt wird. Über mehrere Jahre kommen aber Wartungsvertrag, Updates, Server, Datensicherung und IT-Betreuung hinzu.
Rechnen Sie deshalb immer die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre (Total Cost of Ownership). Dazu gehören auch interne Zeiten: Wer installiert Updates, wer prüft die Datensicherung, wer hilft, wenn der Server ausfällt?
Bei einer Cloud-Warenwirtschaft sind Betrieb, Updates und Datensicherung im Monatspreis enthalten. Die Kosten sind planbar und steigen nur, wenn Sie Benutzer oder Funktionen ergänzen. Hintergrund: SaaS ERP oder Kaufsoftware.
- Cloud
- Abo, Betrieb und Updates inklusive
- Kaufsoftware
- Lizenz + Wartung + Server + IT
- Vergleichen
- Gesamtkosten über 3 bis 5 Jahre
- Steuer
- Mietkosten sind Betriebsausgaben
Mit welchen Zusatzkosten Sie rechnen sollten
Schnittstellen
Onlineshop und Marktplätze kosten bei vielen Anbietern extra. Bei desk4: Shop 25 €, Marktplatz 75 € im Monat. Marktplatzanbindung
Erweiterungen
DATEV, Kasse mit TSE, Versand, DMS oder OP-Verwaltung je 25 € im Monat. In desk4 ERP sind 6 Erweiterungen enthalten.
Einrichtung und Schulung
Einmalig ab 300 €, mit Schulung und Hilfe beim Start. Erfahrungswert für Umsetzung und Schulung bei Plus: 3 bis 5 Stunden.
Datenübernahme
Artikel, Kunden und Lieferanten importieren Sie aus CSV oder Excel selbst oder lassen sie übernehmen. Datenmitnahme
Hardware
Für die Kasse oder das Lager eventuell Bondrucker, Scanner oder Etikettendrucker. Ein eigener Server entfällt.
Interne Zeit
Stammdaten bereinigen und Abläufe festlegen kostet Zeit – spart aber später Korrekturen.
Günstige Warenwirtschaft: Kosten sparen ohne Funktionen zu verlieren
- Nur gleichzeitige Benutzer zählen, nicht alle Mitarbeitenden
- Mit dem kleinsten passenden Paket starten und später erweitern
- Erweiterungen nur buchen, wenn Sie sie wirklich nutzen
- Vor dem Kauf ohne Zeitlimit testen, ob die Abläufe passen
- Doppelerfassung und Papier abbauen: Sparpotenzial berechnen
Sie möchten Ihr persönliches Angebot sehen?Wir stellen Paket, Benutzer und Schnittstellen mit Ihnen zusammen – ohne Verpflichtung.
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Kosten prüfen, ohne etwas zu bezahlen
Die Testumgebung von desk4 ist kostenlos und ohne Zeitlimit – so wissen Sie vor dem Kauf, welches Paket Sie brauchen.
Häufige Fragen
Was kostet eine Warenwirtschaft für kleine Unternehmen im Monat?
Bei desk4 liegen die Profi-Pakete mit Lager und Einkauf bei 49 € (Plus), 59 € (Ultimate) und 99 € (ERP) für 1 Benutzer im Monat zzgl. MwSt. Einsteiger starten mit E-Rechnung ab 9,90 € oder Starter ab 39 €.
Was kostet desk4 mit 5 Benutzern?
Mit 5 gleichzeitigen Benutzern kostet Plus 179 €, Ultimate 219 € und ERP 349 € im Monat zzgl. MwSt., jeweils ohne Schnittstellen und Erweiterungen.
Was kostet desk4 mit 2 Benutzern?
Mit 2 gleichzeitigen Benutzern kostet Starter 65 €, Plus 85 €, Ultimate 99 € und ERP 169 € im Monat zzgl. MwSt.
Welche einmaligen Kosten fallen an?
Bei desk4 die optionale Einrichtung: Basis 300 €, Komfort 700 €, Projekt 1.200 € (Plus) bzw. 1.500 € (Ultimate, ERP). Das Paket E-Rechnung hat keine Einrichtungskosten.
Gibt es eine günstige Warenwirtschaft für kleine Unternehmen?
Ja. Cloud-Warenwirtschaften im Monatsabo sind für kleine Betriebe meist günstiger als Kaufsoftware mit Server. Bei desk4 kostet Starter ab 39 € und Plus mit Lager und Einkauf ab 49 € im Monat zzgl. MwSt.; die Einrichtung ist einmalig ab 300 €.
Muss ich jeden Mitarbeiter bezahlen?
Nein. desk4 rechnet nach gleichzeitig angemeldeten Benutzern ab. Mitarbeitende legen Sie unbegrenzt an.
Ist Cloud-Software günstiger als Kaufsoftware?
Über mehrere Jahre oft ja, weil Server, Updates und Datensicherung im Abo enthalten sind. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre.
Wie lange läuft der Vertrag bei desk4?
desk4 ist ein Jahresvertrag. Nach dem Kauf haben Sie 30 Tage Zeit zum Testen und können in dieser Zeit kündigen. Vorher können Sie kostenlos und ohne Zeitlimit testen.