Was ist eine XRechnung?
Geschätzte Lesedauer: ca. 3 Minuten
Die XRechnung ist ein Rechnungsstandard für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Dieser Rechnungsstandard wird von Deutschland und anderen europäischen Ländern eingesetzt. Das Dateiformat basiert auf einem XML-Datensatz. Dieser Datensatz ermöglicht eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung.
Die XRechnung basiert auf dem europäischen Standard EN16931 für elektronische Rechnungserstellung. Diese besagt, dass Bundesbehörden ab November 2020 Rechnungen in Papierform oder als PDF nicht mehr akzeptieren, sofern die abzurechnende Summe mehr als 1.000 € beträgt.
Durch das Wachstumschancengesetz sollen E-Rechnungen wie die XRechnung oder ZUGFeRD in Zukunft auch im B2B verpflichtend sein.
Was sind die Vorteile?
- Schnellere Verarbeitung: XRechnungen können zügig erstellt und direkt versendet werden. Außerdem erfolgt die Weiterverarbeitung oft automatisch.
- Geringere Fehlerquote: Die automatisierte Verarbeitung reduziert die Fehleranfälligkeit.
- Kostenersparnisse: Ersparnis durch den Wegfall von Papier- und Versandkosten.
- Umweltschonend: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt.
- Platzersparnis: Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung spart Platz in der Archivierung.
Welche Übertragungsarten gibt es für XRechnung?
- E-Mail: XRechnungen können als Anhang per E-Mail versendet werden.
- Webportal oder Webformulare: Die Portale können XRechnungen in erforderliche Formate umwandeln und an einen Empfänger weiterleiten.
- Drittanbieter-Software: Es gibt verschiedene Systeme, die den Empfang und Versand von XRechnungen regeln.
XRechnung und ZUGFeRD
Die beiden Verfahren der XRechnung und ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) sind elektronische Rechnungsstandards in Deutschland. Bei der XRechnung handelt es sich um eine XML-Datei, welche auch ohne eine PDF-Datei versendet werden kann. Im Gegensatz zur XRechnung ist ZUGFeRD ein kombiniertes Dateiformat aus klassischer PDF-Datei und angehängtem XML-Datensatz. Die Kombination ermöglicht eine manuelle oder technische Verarbeitung.
XRechnung in desk4
Software wie unsere desk4 Warenwirtschaft, die das Rechnungsformat ZUGFeRD einsetzen, decken damit den Standard für die XRechnung bereits ab. Auch die Kontierung und Übermittlung an DATEV ohne Weiteres möglich. Selbstverständlich ist die Einhaltung der DSGVO bei Versand und Archivierung der Rechnungen sowie der GoBD bei der Aufbewahrung ebenfalls gewährleistet.
Fazit
Die XRechnung revolutioniert den Austausch von Rechnungen durch ihre modernen Standards und automatisierten Prozesse. Ihr XML-basierter Ansatz ermöglicht nicht nur eine rasche Erstellung und Weiterverarbeitung, sondern minimiert auch Fehler, spart Kosten, schont die Umwelt und optimiert den Platzbedarf. Mit verschiedenen Übertragungsarten wie E-Mail, Webportalen und Drittanbieter-Software bietet die XRechnung Flexibilität. Zudem steht sie im Dialog mit anderen Standards wie ZUGFeRD. Ihre Implementierung in Softwarelösungen, wie der desk4 Warenwirtschaft, sichert nicht nur die Einhaltung von DSGVO und GoBD, sondern markiert auch einen entscheidenden Schritt in Richtung digitaler Effizienz und Nachhaltigkeit.
XRechnung – kurz und kompakt
- Rechnungsstandard für den interorganisatorischen Rechnungsaustausch
- XML-basiert, gemäß europäischem Standard EN16931
- Sowohl in Deutschland als auch in weiteren europäische Ländern
- Seit November 2020 für Bundesbehörden verpflichtend bei Rechnungsbeträgen über 1.000 €
- Durch Wachstumschancengesetz künftig auch im B2B verpflichtend
- Vorteile:
- Schnellere Verarbeitung und automatisierte Weiterverarbeitung
- Geringere Fehlerquote
- Kostenersparnisse durch Wegfall von Papier- und Versandkosten
- Umweltschonend durch Verzicht auf Papier
- Platzersparnis durch Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung