Was ist ZUGFeRD?

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ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Entwickelt wurde das Format im Jahr 2013 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung von Ministerien und Unternehmen. Es basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.

Das Format kombiniert strukturierte XML-Daten mit einer klassischen PDF/A-3-Datei. Dieses hybride Konzept ermöglicht sowohl die maschinelle Weiterverarbeitung der XML-Daten als auch die manuelle Prüfung der PDF-Datei. Somit kann ZUGFeRD im B2B-, B2G- und B2C-Bereich flexibel eingesetzt werden.

Seit der Einführung von ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt das Format zusätzlich internationale Standards wie die Cross-Industry-Invoice (CII) und die ISO-Norm 19005-3:2012. Es erfüllt alle rechtlichen Anforderungen, wie die Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG und die GoBD-Richtlinien.

Funktionsweise von ZUGFeRD

Das hybride Konzept besteht aus einer PDF-Datei (PDF/A-3), die für den Rechnungsempfänger lesbar ist, und einer integrierten XML-Datei, die dieselben Daten maschinenlesbar enthält. Diese „inhaltliche Identität“ zwischen PDF und XML ist ein zentraler Aspekt des Formats.

Die elektronische Rechnung wird häufig per E-Mail versendet. Der Empfänger kann die Rechnung entweder manuell in der PDF-Ansicht prüfen oder die XML-Daten automatisch in seine Buchhaltungssoftware einlesen und weiterverarbeiten.

ZUGFeRD bietet darüber hinaus eine revisionssichere Archivierung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass die inhaltliche Übereinstimmung zwischen PDF und XML durch eigene Prüfmechanismen gewährleistet ist.

Vorteile von ZUGFeRD

• Zeitersparnis: Rechnungen können schnell erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet werden.
• Reduzierung der Fehlerquote: Automatisierte Datenverarbeitung minimiert Eingabefehler.
• Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier- und Portokosten reduziert Betriebsausgaben.
• Flexibilität: Das hybride Format erlaubt sowohl die manuelle als auch die digitale Weiterverarbeitung.
• Rechtskonformität: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie der GoBD und der DSGVO, ist gewährleistet.
• Umweltschonend: Der papierlose Rechnungsprozess schont natürliche Ressourcen.

ZUGFeRD in der Praxis

ZUGFeRD ist keine eigenständige Software, sondern ein Standard, der in viele ERP- und Buchhaltungsprogramme integriert werden kann. Unternehmen können es über Standardlösungen einbinden oder individuell in bestehende Systeme integrieren.

Besonders kleine Unternehmen profitieren von ZUGFeRD, da es eine einfache Möglichkeit bietet, strukturierte Rechnungsdaten zu versenden und zu empfangen. Durch den Wegfall von Papierrechnungen wird der Rechnungsprozess deutlich vereinfacht.

Unterschiede zur XRechnung

Sowohl ZUGFeRD als auch die XRechnung sind elektronische Rechnungsformate, die auf den Anforderungen der Norm EN16931 basieren. Der zentrale Unterschied liegt in der Datenstruktur:

• ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten.
• Die XRechnung besteht ausschließlich aus einer XML-Datei und wird ohne PDF versendet.

Beide Formate erfüllen die rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Allerdings bietet ZUGFeRD durch sein hybrides Konzept mehr Flexibilität, insbesondere für Geschäftspartner, die noch keine automatisierte Verarbeitung einsetzen.

ZUGFeRD in desk4

Unsere desk4 Warenwirtschaft unterstützt die Erstellung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen, sodass Unternehmen den Standard für elektronische Rechnungen unkompliziert umsetzen können.

Die Software ermöglicht zusätzlich die Übermittlung von Rechnungsdaten an DATEV und gewährleistet die Einhaltung der DSGVO und GoBD. So können Sie nicht nur Ihre Buchhaltungsprozesse optimieren, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen vollständig entsprechen.

Fazit

ZUGFeRD kombiniert moderne Technologie mit rechtlicher Sicherheit und bietet Unternehmen einen effizienten Weg, Rechnungen elektronisch auszutauschen. Durch die Automatisierung werden Zeit und Kosten gespart, während der Umweltschutz gefördert wird. Mit der Unterstützung durch Softwarelösungen wie desk4 ist die Implementierung von ZUGFeRD einfach und zukunftssicher.

XRechnung – kurz und kompakt

• Rechnungsstandard: Kombiniertes Format aus PDF und XML
• Basierend auf: Europäischem Standard EN16931
• Flexibilität: Für manuelle und digitale Verarbeitung
• Vorteile: Zeit- und Kostenersparnis, Umweltschonung, geringere Fehlerquote
• Einsatzbereich: B2B, B2G und B2C
• Kompatibel mit: desk4 und weiteren Softwarelösungen