Viele Unternehmen speichern täglich überlassene Kundendaten. Doch wissen Sie genau, wann welche Daten wieder aus Ihrem System verschwinden müssen?
Die Realität zeigt: Datenschutzbehörden haben in den letzten Monaten massiv aufgerüstet und kontrollieren Betriebe immer strenger. Wer personenbezogene Daten wie Datenbank-Backups, Excel-Dateien oder sensible PDFs ohne rechtliche Grundlage zu lange speichert, riskiert Bußgelder. Nach der DSGVO gilt das Prinzip der Speicherbegrenzung. Zudem haben Ihre Kunden laut Artikel 17 DSGVO ein klares „Recht auf Vergessenwerden“ und können die Löschung ihrer Daten verlangen.
Handeln Sie jetzt, bevor Prüfungen anstehen!
Die Löschfristen-Funktion in desk4 ERP nimmt Ihnen die lästige manuelle Überwachung im Kalender ab. Sie definieren die Vorgaben einmalig und das System überwacht die Fristen im Hintergrund für Sie. So automatisieren Sie diesen sensiblen Prozess und sind rechtlich auf der sicheren Seite.
✅So einfach unterstützt Sie desk4 bei den Löschfristen
👤 Direkt im Kundenstamm erfasst: Dokumentieren Sie Fristen, Dateiarten und Speicherorte zentral dort, wo die Kundendaten liegen.
📅 Individuelle Fristen definieren: Bestimmen Sie für unterschiedliche Dateiarten, nach wie vielen Tagen die Daten gelöscht werden müssen.
🔔 Automatische Erinnerung: Sobald eine Frist abläuft, erscheint die Aufgabe auf dem Dashboard des zuständigen Bearbeiters. Er entfernt die Datei am echten Speicherort und bestätigt die Erledigung in desk4.
📋 Verlässlicher Prüfungsnachweis: Nach dem Löschen haken Sie die Aufgabe ab. desk4 dokumentiert den Vorgang automatisch mit Datum und Uhrzeit für einen lückenlosen Nachweis bei Kontrollen.
Wo finden Sie die Funktion?
Gehen Sie in desk4 einfach auf Einstellungen ➔ Kunden ➔ Löschfristen-Dateiarten. Dort können Sie die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten und die Löschfrist ganz unkompliziert nach Ihren Bedürfnissen definieren. Weitere Infos zur Einrichtung finden Sie hier.
💡Sie haben Fragen zur Einrichtung oder wünschen Unterstützung?
Gehen Sie beim Thema Datenschutz kein Risiko ein und richten Sie Ihr System rechtzeitig ein. Bei Fragen zu den Löschfristen oder weiteren Funktionen von desk4 vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns.
