In desk4 bieten wir die Möglichkeit, in den E-Mail-Einstellungen eine Dokumentenkopieadresse einzutragen. Mit dieser Funktion wird beim Versenden eines Belegs eine Blindkopie an die hinterlegte Dokumentenkopieadresse gesendet.
Warum eine Kopie des Belegs an eine E-Mail-Adresse senden?
Das Versenden einer Kopie des Belegs an eine gesonderte E-Mail-Adresse bietet Ihnen eine zusätzliche Absicherung und Transparenz im Geschäftsverkehr. So können Sie im Streitfall klar belegen, welche Rechnungen, Angebote oder sonstigen Belege mit welchen Informationen an den Kunden gesendet wurden. Auch wenn es selten vorkommt, gibt es mehrere Szenarien, in denen dieser Nachweis entscheidend sein kann:
- Abweichende oder fehlende Rechnungsinformationen
Es kann vorkommen, dass ein Kunde behauptet, dass eine Rechnung fehlerhafte oder abweichende Informationen enthält, wie z. B. falsche Produktdetails oder andere Zahlungsbedingungen. Mit der gespeicherten Kopie des originalen Belegs können Sie den Inhalt belegen und Missverständnisse schnell aufklären. - Falsche Beträge oder Manipulation
Ihr Kunde zahlt einen abweichenden Betrag und behauptet, dies sei so auf der erhaltenen Rechnung vermerkt gewesen. In diesem Fall können Sie mit der archivierten Kopie des ursprünglichen Belegs nachweisen, was tatsächlich versendet wurde und eventuelle Manipulationen widerlegen. - Überweisung an falsche IBAN
Es kommt in seltenen Fällen vor, dass ein Kunde den Rechnungsbetrag an eine falsche IBAN überweist und behauptet, diese sei auf dem Beleg so angegeben gewesen. Auch hier kann die archivierte Kopie des Belegs Ihnen helfen, den tatsächlichen Inhalt der Rechnung nachzuweisen und Unklarheiten zu beseitigen. - Technische Fehler oder doppelte Zahlungen
Manchmal kann es zu technischen Problemen kommen, etwa wenn ein Kunde eine Rechnung nicht erhalten hat oder versehentlich doppelt gezahlt wird. Mit der Kopie des versendeten Belegs können Sie schnell und transparent nachweisen, dass die Rechnung nur einmal versendet wurde, was zu einer raschen Lösung beiträgt.
Durch die systematische Archivierung der gesendeten Belege können Sie bei Unstimmigkeiten transparent und effizient reagieren und Missverständnisse oder Konflikte leichter aufklären. Durch diese einfache Maßnahme schützen Sie sich vor potenziellen Konflikten und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen zu Ihren Belegen jederzeit verfügbar sind.
