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Warenwirtschaftssystem: Ein umfassender Überblick

Ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist ein unverzichtbares Tool zur Verwaltung von Warenströmen in einem Unternehmen. Es deckt sämtliche Prozesse ab, die mit der Beschaffung, Lagerung und dem Verkauf von Waren verbunden sind. Während früher hauptsächlich große Handelsketten solche Systeme nutzten, setzen inzwischen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verstärkt auf Warenwirtschaftssysteme, um ihre Prozesse zu optimieren. In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die Funktionen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten eines WaWi-Systems sowie die Abgrenzung zu ERP-Systemen.

Frau arbeitet mit modernem Warenwirtschafssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung, die den gesamten Warenfluss eines Unternehmens steuert. Es ermöglicht die lückenlose Dokumentation und Steuerung von Warenbewegungen – von der Bestellung über den Wareneingang und die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf und zur Rechnungsstellung. Dank moderner Technologien unterstützen WaWi-Systeme zudem Funktionen zur Datenanalyse und bieten Schnittstellen zu anderen Systemen wie Buchhaltungs- oder Kassensoftware. Die Digitalisierung und Automatisierung spielen dabei eine immer wichtigere Rolle.

Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem bildet das Rückgrat jedes Handelsunternehmens. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

  • Compliance und Sicherheit: Moderne Systeme erfüllen Sicherheitsstandards und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
  • Steuerung des Warenflusses: Das WaWi optimiert den Warenfluss von der Beschaffung bis zum Verkauf, reduziert Bestände und minimiert Lieferzeiten.
  • Datenmanagement: Es erfasst und verwaltet relevante Produkt- und Kundendaten, die zur Analyse und Verbesserung des Kundenservices genutzt werden.
  • Rechnungslegung: Unterstützt die Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften, was Verwaltungsprozesse erheblich vereinfacht.
  • Inventur: Durch digitale Bestandsverwaltung wird die Inventur erleichtert und potenzielle Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt.
  • Statistik und Analyse: Integrierte Tools ermöglichen das Erstellen von Statistiken und Berichten, was eine datenbasierte Entscheidungsfindung unterstützt.
Vorlage eines Angebots in einem Warenwirtschaftssystem

Die wichtigsten Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

WaWi-Systeme bieten eine Vielzahl an Funktionen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt sind:

1. Verkauf

  • Angebotserstellung und Rechnungsstellung: Unterstützung des kompletten Verkaufsprozesses, von der Erstellung eines Angebots bis zur Rechnungsstellung.
  • Erweiterte Funktionen: Auftragsbestätigungen, Werkstattaufträge und die Verwaltung von Kundenbeziehungen sind weitere wichtige Features.
  • Externe Datenerfassung: Außendienstmitarbeiter können über mobile Geräte Verkaufsdaten in Echtzeit erfassen.

2. Einkauf

  • Bedarfsermittlung und Bestellwesen: Automatische Bestellvorschläge basierend auf Lager- und Verkaufsdaten, inklusive Lieferantenmanagement.
  • Lieferantenmanagement: Überwacht Lieferzeiten, Bestellmengen und verwaltet Lieferantenbeziehungen.

3. Lagerhaltung

  • Bestandsführung: Echtzeit-Überwachung der Lagerbestände und Unterstützung bei der Inventur.
  • Lagerverwaltung: Automatische Erfassung und Integration aller Lagerbewegungen.

4. Weitere Funktionen

  • Kassenschnittstellen: Nahtlose Integration von Point-of-Sale-Systemen.
  • Provisionsabrechnung: Automatische Berechnung von Verkaufsprovisionen.
  • Zeiterfassung: Erfassung und Verwaltung von Mitarbeiterzeiten.

Elemente und Funktionen eines modernen Warenwirtschaftssystems

Ein fortschrittliches Warenwirtschaftssystem bietet nicht nur grundlegende Funktionen, sondern unterstützt die Automatisierung und Digitalisierung vieler Prozesse:

  • Transparenz der Prozessschritte: Vom Einkauf über die Lagerhaltung bis zum Warenausgang wird jeder Schritt nachvollziehbar abgebildet.
  • Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Systeme wachsen mit dem Unternehmen und sind flexibel anpassbar.
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Nutzung und reduziert die Einarbeitungszeit.

Integration in andere Systeme

Ein modernes Warenwirtschaftssystem ist häufig Teil einer größeren IT-Infrastruktur. Es lässt sich an Systeme wie Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Produktionsplanung, Buchhaltung oder Kassensysteme anbinden oder kann diese als Zusatzmodul integrieren. Dies erhöht die Effizienz und sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch.

Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem

Die Anforderungen an ein WaWi-System orientieren sich an den Zielen des Unternehmens. Dabei sind folgende Kriterien entscheidend:

  • Aktualität und Genauigkeit der Daten: Echtzeitdaten ermöglichen schnelle und fundierte Entscheidungen.
  • Verfügbarkeit: Die Daten müssen jederzeit und verlässlich abrufbar sein.
  • Flexibilität in der Auswertung: Leichte Verdichtung und Aufbereitung der Daten für individuelle Analysen.
  • Skalierbarkeit: Das System sollte flexibel wachsen und anpassbar sein, um zukünftige Anforderungen abzudecken.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein gut implementiertes Warenwirtschaftssystem bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die direkt zur Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen:

  • Zeitersparnis: Automatisierung von Routineaufgaben wie der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Aufträgen.
  • Transparenz: Echtzeit-Auswertungen sorgen für volle Transparenz über Bestände und Verkaufsdaten.
  • Optimierung der Lagerverwaltung: Verbesserte Sortimentsgestaltung und Optimierung von Lagerbeständen durch Statistiken und Berichte.
  • Nachhaltigkeit: Minimierung des Ressourcenverbrauchs durch effizientere Prozesse und Förderung der Unternehmensnachhaltigkeit.
  • Mobilität und Flexibilität: Cloud-basierte Lösungen bieten Zugang zu Daten und Funktionen von überall und zu jeder Zeit.

Verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen

WaWi-Systeme lassen sich in drei Haupttypen unterteilen:

Integrierte Systeme: Diese Systeme beinhalten nicht nur die Kernmodule, sondern auch Verbindungen zu externen Partnern wie Marktforschungsinstituten oder Banken.

Geschlossene Systeme: Hier sind alle Module wie Wareneingang, Warenausgang, Bestellwesen und Disposition integriert.

Offene Systeme: Wenn einzelne Module fehlen oder durch externe Systeme ergänzt werden müssen, spricht man von einem offenen System.

Abgrenzung zu ERP-Systemen

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich hauptsächlich auf den Warenfluss und die damit verbundenen Prozesse. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) hingegen integrieren weitere Unternehmensbereiche wie Personalwesen, Controlling und Materialwirtschaft. Der Übergang zwischen WaWi und ERP ist fließend. Während Warenwirtschaftssysteme häufig von KMU genutzt werden, bieten ERP-Systeme eine höhere Skalierbarkeit und sind daher für größere Unternehmen besser geeignet. Eine gut skalierbare Lösung wie desk4 bietet verschiedene Versionen, welche von kleineren Einsteigerversionen bis hin zur desk4 ERP-Variante reichen.

Fazit

Ein Warenwirtschaftssystem ist weit mehr als nur eine Software – es ist das Herzstück der Unternehmensorganisation. Von der Prozessoptimierung über die Datenanalyse bis hin zur Compliance trägt ein modernes WaWi-System maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Insbesondere cloudbasierte Lösungen wie desk4 bieten zusätzliche Vorteile in Bezug auf Mobilität, Flexibilität und Kostenersparnis. Durch die Implementierung eines maßgeschneiderten Warenwirtschaftssystems können Unternehmen ihre Abläufe effizienter gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Warenwirtschaftssystem – kurz und kompakt

Ein gut strukturiertes Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen effizient und transparent aufbereitet werden. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

  • Verwaltung des gesamten Warenflusses: von Bestellung über Lagerung bis zum Verkauf
  • Automatisierung von Routineaufgaben: Angebote, Rechnungen, Bestellungen
  • Echtzeit-Daten: Transparente Bestände, Verkaufsdaten und einfache Inventur
  • Preisgestaltung mit Rabatten, klare Liefer- und Zahlungsbedingungen
  • Integration weiterer Systeme: Buchhaltung, CRM, Kassensysteme
  • Unterstützung kleiner und großer Unternehmen durch Skalierbarkeit
  • Unterschied zu ERP: Fokus auf Warenfluss, weniger auf andere Unternehmensbereiche