Mahnungen schreiben: Alles, was Sie wissen müssen
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Mahnungen zu schreiben, ist ein zentraler Bestandteil des Forderungsmanagements, um Zahlungsverzüge zu beheben und offene Rechnungen einzufordern. Im kaufmännischen Alltag werden Mahnungen in der Regel nach Ablauf eines Zahlungsziels versandt, um säumige Kunden zur Zahlung zu bewegen. Obwohl gesetzlich oft nur eine Mahnung erforderlich ist, hat sich ein gestaffeltes Mahnwesen – insbesondere drei Mahnstufen – als gängige Praxis bewährt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mahnungen korrekt erstellen und worauf Sie achten müssen.

Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung, die nach Verstreichen des in der Rechnung angegebenen Zahlungsziels verschickt wird. Sie dient dazu, den Kunden an die Begleichung der ausstehenden Rechnung zu erinnern und ihn förmlich in Verzug zu setzen. Für Privatkunden ist dies besonders wichtig, da sie ohne diesen Verzugshinweis nicht automatisch zahlungspflichtig werden. Für Geschäftskunden tritt der Verzug hingegen spätestens 30 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist ein.

Anzahl der Mahnungen
Gesetzlich ist nur eine Mahnung notwendig, um den Kunden in Verzug zu setzen. In der Praxis sind jedoch bis zu drei Mahnschreiben üblich:
- Erste Mahnung: Zahlungserinnerung ohne Androhung rechtlicher Konsequenzen.
- Zweite Mahnung: Deutlicher Hinweis auf den Zahlungsverzug und mögliche Mahngebühren.
- Dritte Mahnung: Letzte Aufforderung vor Einleitung rechtlicher Schritte, oft mit Mahngebühren und Verzugszinsen.
Mahnung schreiben – Inhalt und Form
Eine Mahnung sollte stets formell und höflich formuliert sein, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden. Sie enthält folgende wesentliche Bestandteile:
- Titel: „Mahnung“ als klare Kennzeichnung.
- Nummer der Ausgangsrechnung: Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
- Hinweis auf den Zahlungsverzug: Freundlicher Vermerk, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde.
- Ursprüngliches und neues Zahlungsziel: Datum des ursprünglichen Zahlungsziels und die neu gesetzte Frist.
- Mahngebühren und Verzugszinsen: Optional können Sie bereits ab dem ersten Verzugstag Gebühren und Zinsen erheben.
- Offene Summe: Auflistung der ursprünglichen Rechnungssumme, Mahnkosten und Verzugszinsen.
Mahnungen schreiben mit Software
Die Nutzung einer Warenwirtschaft wie desk4 mit der Erweiterung zur OP-Verwaltung erleichtert das Mahnwesen erheblich. Ein Mahnsystem in der Software bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Automatische Erinnerung bei Überschreitung des Zahlungsziels.
- Übernahme von Kundendaten und Rechnungsinformationen per Mausklick.
- Rechtliche Sicherheit durch automatische Updates bei Gesetzesänderungen.
- Überwachung von Zahlungseingängen und automatisches Erstellen von Mahnungen.
- Geeignet für Kleinunternehmer und große Unternehmen gleichermaßen.
Wann darf man eine Mahnung schicken?
Eine Mahnung kann verschickt werden, sobald das Zahlungsziel der Rechnung überschritten wurde. Bei Privatkunden ist es notwendig, bereits in der Rechnung auf den Verzug hinzuweisen. Andernfalls ist es nötig, den Kunden mit der ersten Mahnung in Verzug zu setzen. Bei Geschäftskunden tritt der Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein, auch ohne Verzugshinweis in der Rechnung.
Besonderheiten bei Privat- und Geschäftskunden
- Privatkunden: Verzug tritt erst ein, wenn der Kunde nach Zahlungsziel nicht gezahlt hat und formell gemahnt wurde (es sei denn, die Rechnung enthält einen Verzugshinweis).
- Geschäftskunden: Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Zahlungsziel ein, unabhängig von einer Mahnung.
Fazit
Mahnungen schreiben ist ein wichtiges Instrument, um offene Forderungen einzufordern. Mit einer klaren Struktur, einer höflichen, aber bestimmten Kommunikation und der Nutzung moderner Software wie desk4 können Sie den Prozess effizient gestalten und die Liquidität Ihres Unternehmens sichern.
Mahnungen schreiben – kurz und kompakt
- Gesetzlich ist nur eine Mahnung notwendig, bis zu drei Mahnstufen sind gängige Praxis.
- Sie können ab Verzugseintritt Verzugszinsen und Mahngebühren erheben.
- Für Privatkunden ist ein Verzugshinweis in der Rechnung erforderlich, Geschäftskunden geraten automatisch in Verzug.
- Die Nutzung von Mahnungssoftware bietet Automatisierung und rechtliche Sicherheit.
- desk4 mit OP-Verwaltung unterstützt Sie bei der Mahnungserstellung und Überwachung der Zahlungen.