Kassensystem: Mehr als nur eine Registrierkasse?
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Ein Kassensystem ist ein technisches Hilfsmittel, das den Abrechnungsprozess in Geschäften, Restaurants und Dienstleistungsbetrieben vereinfacht. Moderne Kassensysteme kombinieren Software und Hardware, um Verkäufe zu erfassen, Belege zu erstellen und Buchhaltungsdaten zu speichern. Darüber hinaus bieten sie oft Zusatzfunktionen wie Warenwirtschaft, Marketingtools und Buchhaltungsschnittstellen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Kassensystemen es gibt, welche Funktionen sie bieten und welche gesetzlichen Anforderungen Sie beachten müssen.
Was ist ein Kassensystem?
Ein Kassensystem ist eine Kombination aus Software und Hardware, die dazu dient, Transaktionen zu erfassen und abzuwickeln. Moderne Kassensysteme gehen weit über die klassische Registrierkasse hinaus und bieten zahlreiche Zusatzfunktionen, die den betrieblichen Alltag erleichtern, wie zum Beispiel:
- Buchhaltung: Kassenbuch, Stornofunktion und Berichterstellung.
- Warenwirtschaft: Inventur, Bestellungen, Lagerverwaltung.
- Marketing: Kundenmanagement, Treueprogramme, Gutscheinsysteme.
- Schnittstellen: Datenübergabe an Steuerberater und Drittanbieter-Systeme.
Welche Kassensysteme gibt es?
Es gibt verschiedene Kassensysteme, die sich nach Branchen oder nach der Art der Hardware unterscheiden:
Kassensysteme nach Branchen:
- Gastronomie: Optimierte Systeme mit Tischübersicht, getrennter Bezahlung und Trinkgeldfunktionen.
- Einzelhandel: Systeme mit Barcode-Scannern und Lagerverwaltung.
- Dienstleistungen: Friseur- oder Kosmetiksalons benötigen oft mobile Kassen für flexible Einsatzmöglichkeiten.
- Hotel: Kassensysteme mit Reservierungs- und Buchungsfunktionen.
Kassensysteme nach Hardware & Betriebssystem:
- iPad-Kassensysteme: Geräte werden per WLAN oder Bluetooth vernetzt. Diese Systeme erfordern eine stabile Internetverbindung und bieten meist ein Komplettpaket inklusive iPad, Drucker und Router.
- Android- und Tablet-Kassensysteme: Neben Apple-Geräten gibt es zahlreiche andere Tablets, die für Kassensoftware genutzt werden können.
- Touchscreen-Kassensysteme: Integrierte Geräte mit Touch-Displays, bei denen Bildschirm, Rechner und Eingabegerät in einem Gehäuse untergebracht sind. Diese Systeme sind oft stationär, bieten aber auch mobile Optionen.
Funktionen eines Kassensystems
Neben der Grundfunktion des Bezahlvorgangs bieten Kassensysteme eine Reihe von Zusatzfunktionen, die speziell auf die jeweilige Branche oder Unternehmensgröße abgestimmt sind:
- Temporärer Offline-Modus: Ermöglicht die Nutzung auch bei einem Internetausfall.
- Filialmanagement: Verwaltung mehrerer Standorte über ein zentrales System.
- Mitarbeiterstatistiken: Überwachung der Verkäufe einzelner Mitarbeiter.
- Mehrwertsteuersätze: Auswahl unterschiedlicher Steuersätze, z.B. für den Außerhausverkauf.
- Datensicherung: Regelmäßige Sicherungen der Kassen- und Transaktionsdaten.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
Seit dem 1. Januar 2020 ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft, die besagt, dass alle elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese gewährleistet die Manipulationssicherheit und die Aufbewahrungspflicht von Daten. Weitere gesetzliche Regelungen:
Meldepflicht: Ab dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassensysteme über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden.
Belegausgabepflicht: Jeder Kunde muss einen Kassenbon erhalten, unabhängig davon, ob er ihn verlangt.
desk4 modernes Kassensystem mit vollwertiger Cloudwarenwirtschaft
Ein Beispiel für ein modernes Kassensystem ist das desk4 POS Kassensystem, das die klassische Abwicklung von Verkaufsprozessen auf ein neues Level hebt. Neben dem einfachen Piepsen und Bon-Drucken bietet desk4 die erste Kasse, die eine vollständige Cloud-Warenwirtschaft integriert. Mit Funktionen wie der TSE-Cloud-Anbindung erfüllt desk4 nicht nur alle Anforderungen der KassenSichV, sondern bietet auch flexiblen, standortunabhängigen Zugriff auf Kassendaten. Dank der Möglichkeit, Kassenvorgänge von verschiedenen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones zu steuern, und der nahtlosen Verbindung zu Online-Shops und DATEV, ist desk4 besonders vielseitig und benutzerfreundlich. Egal ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder auf Märkten, desk4 sorgt für eine effiziente Verkaufsabwicklung, eine direkte Artikelverwaltung und die einfache Zustellung von Kassenbons per E-Mail – ein modernes Kassensystem, das mit den Anforderungen von heute Schritt hält.
Kartenzahlung und Kartenlesegeräte
Kartenlesegeräte ermöglichen Zahlungen per EC-Karte (Girocard) oder Kreditkarte und sind oft direkt in das Kassensystem integriert. Diese Geräte gibt es in zwei Varianten:
Stationäre Kartenlesegeräte: Fest installierte Geräte am Kassenplatz, häufig im Einzelhandel genutzt.
Mobile Kartenlesegeräte: Flexibel einsetzbar und ideal für Gastronomie oder mobile Dienstleister.
Fazit
Moderne Kassensysteme sind weit mehr als einfache Registrierkassen. Sie bieten umfangreiche Zusatzfunktionen, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ob Gastronomie, Einzelhandel oder Dienstleistungen – die richtige Wahl des Kassensystems hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Betriebs ab.
Kassensystem – kurz und kompakt
- Ein Kassensystem besteht aus Software und Hardware, die Bezahlvorgänge erfasst und speichert.
- Es gibt branchenspezifische und hardwarebasierte Kassensysteme (z.B. iPad, Android, Touchscreen).
- Moderne Kassenprogramme bieten Zusatzfunktionen wie Warenwirtschaft, Buchhaltung und Marketing.
- Seit 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorschreibt.
- Kartenlesegeräte ermöglichen EC- und Kreditkartenzahlungen, mobil oder stationär.