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Was sind Abschlagszahlungen?

Im Wirtschaftsalltag begegnet man häufig dem Begriff Abschlagszahlung. Hierbei handelt es sich um eine Teilzahlung, die Auftragnehmer von ihren Auftraggebern erhalten, um die Liquidität zu sichern und finanzielle Risiken zu minimieren. Aber was genau bedeutet das? Wann werden Abschlagszahlungen fällig und welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Wann sind Abschlagszahlungen üblich?

Typische Anwendungsfälle

Abschlagszahlungen sind in vielen Branchen üblich. Beispiele hierfür sind:

  • Bauprojekte: Bei Bauprojekten erbringen Handwerksunternehmen häufig über einen längeren Zeitraum Leistungen. Abschlagszahlungen werden hier nach Baufortschritten oder bestimmten Meilensteinen vereinbart.
  • Strom-, Gas- und Wasserverträge: Viele Haushalte leisten monatlich Abschlagszahlungen an ihre Energieversorger. Diese Zahlungen werden auf Basis des voraussichtlichen Verbrauchs berechnet und am Ende des Abrechnungszeitraums mit dem tatsächlichen Verbrauch verrechnet.
Mann verarbeitet Abschlagszahlungen
Abschlagszahlungen

Unterschied zwischen Abschlagszahlung und Teilrechnung

Eine Abschlagszahlung bezeichnet eine Teilzahlung, die vom Auftraggeber an den Auftragnehmer geleistet wird. Diese Zahlung erfolgt meist während der Ausführung eines Projekts oder einer Leistung und basiert auf bereits erbrachten Teilleistungen. Im Gegensatz zu einer Anzahlung oder einem Vorschuss, die im Vorfeld der Leistungserbringung fällig werden, wird die Abschlagszahlung erst verlangt, wenn eine Teilleistung tatsächlich erbracht wurde.

Im normalen Geschäftsverkehr ist es üblich, dass die vollständige Zahlung nach der Lieferung oder Dienstleistungserbringung fällig wird. Abschlagszahlungen stellen also eine Ausnahme dar, die insbesondere bei langfristigen Projekten oder kontinuierlichen Leistungen zum Einsatz kommen.

Eine Abschlagszahlung wird geleistet, bevor eine Teilleistung vollständig erbracht wurde. Es handelt sich um einen pauschalen Betrag oder einen prozentualen Anteil des Gesamtpreises, ohne detaillierte Angaben zu den bereits geleisteten Arbeiten.

Eine Teilrechnung hingegen bezieht sich auf eine klar definierte Teilleistung, die vollständig erbracht und auf der Rechnung genau aufgeführt ist. So wird etwa im Baugewerbe eine Teilrechnung für ein fertiggestelltes Stockwerk erstellt, während bei der Abschlagszahlung noch kein endgültiges Ergebnis vorliegt.

Steuerliche Behandlung von Abschlagszahlungen

Für die Umsatzsteuer ist es wichtig, zwischen Abschlagszahlungen und Teil- bzw. Schlussrechnungen zu unterscheiden. Bei Abschlagszahlungen wird die Umsatzsteuer bereits in dem Voranmeldungszeitraum fällig, in dem die Zahlung geleistet wurde. Bei Teil- und Schlussrechnungen hingegen ist die Steuer erst dann abzuführen, wenn die erbrachte Leistung vollständig abgeschlossen ist.

Vorteile der Abschlagszahlungen

Sie bieten sowohl für Auftragnehmer als auch für Auftraggeber Vorteile:

  • Für den Auftragnehmer: Abschlagszahlungen helfen, die Liquidität zu sichern. Durch die Zahlungen für bereits erbrachte Teilleistungen muss der Auftragnehmer nicht das gesamte Projekt vorfinanzieren und minimiert das Risiko eines Zahlungsausfalls. Gerade bei größeren Projekten, die über Monate oder Jahre laufen, ist dies von erheblicher Bedeutung.
  • Für den Auftraggeber: Auch für den Auftraggeber bringt die Teilzahlung Vorteile. Die finanzielle Belastung wird über den Projektverlauf gestreckt, was ein besseres Liquiditätsmanagement ermöglicht. Statt eines hohen Betrags auf einmal, werden kleinere Beträge über einen längeren Zeitraum verteilt.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Grundlage für Abschlagszahlungen findet sich in Deutschland im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere in § 632a BGB. Dieser Paragraf regelt, dass ein Auftragnehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen verlangen kann. Wichtig ist dabei, dass der Wert der Abschlagszahlungen stets der bereits erbrachten Teilleistung entspricht.

Besondere Regelungen gelten im Verbraucherbauvertragsrecht: Nach § 650m BGB darf eine Abschlagszahlung höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung betragen, einschließlich der Vergütung für etwaige Nachträge.

Ein weiterer rechtlicher Aspekt ist das Zurückbehaltungsrecht des Auftraggebers. Wenn er der Ansicht ist, dass die erbrachte Leistung nicht vertragsgemäß ist, kann er einen Teil der Abschlagszahlung zurückhalten, bis die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde.

Abschlagszahlungen an Arbeitnehmer

Auch im Arbeitsrecht können Abschlagszahlungen vorkommen, wobei hier von einer Abschlagszahlung auf den bereits verdienten Lohn gesprochen wird. Dies geschieht in der Regel nur, wenn das Einkommen starken Schwankungen unterliegt. Ein Vorschuss hingegen ist eine Vorauszahlung auf noch nicht erbrachte Arbeitsleistung.

Abschlagszahlungen in der Buchhaltung

In der Buchhaltung werden Abschlagszahlungen unterschiedlich erfasst, je nachdem, ob man Auftragnehmer oder Auftraggeber ist:

  • Für den Auftragnehmer: Abschlagszahlungen werden als Verbindlichkeit erfasst, bis die gesamte Leistung erbracht ist.
  • Für den Auftraggeber: Hier werden Abschlagszahlungen als Forderung verbucht, bis die endgültige Schlussrechnung vorliegt.

Die Bedeutung der Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung muss ebenso wie eine normale Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und den Leistungsumfang. Es muss jedoch klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. Besonders wichtig ist der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer. Der Auftragnehmer muss die Umsatzsteuer für jede Abschlagszahlung an das Finanzamt abführen.

In der abschließenden Schlussrechnung müssen alle bereits geleisteten Zahlungen und die dazugehörigen Umsatzsteuerbeträge aufgeführt werden. Fehler bei der Umsatzsteuer können zu erheblichen finanziellen Belastungen führen, da möglicherweise unnötig hohe Steuerbeträge an das Finanzamt abgeführt werden.

Fazit

Abschlagszahlungen sind ein bewährtes Mittel, um die Liquidität sowohl für Auftragnehmer als auch Auftraggeber zu sichern. Sie minimieren das Risiko von Forderungsausfällen bei langfristigen Projekten und ermöglichen eine gleichmäßige Verteilung der finanziellen Belastung. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist jedoch eine klare Kommunikation zwischen den Vertragspartnern und eine korrekte Abwicklung in der Buchhaltung.

Abschlagszahlungen – kurz und kompakt

  • Definition: Teilzahlungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer für bereits erbrachte Teilleistungen.
  • Unterschiede: Abschlagszahlung (nach Teilleistung), Anzahlung/Vorschuss (vor Leistung).
  • Anwendungsfälle: Besonders häufig bei Bauprojekten, Strom-, Gas- und Wasserverträgen.
  • Vorteile:
    • Auftragnehmer: Sicherung der Liquidität, Minimierung des Ausfallrisikos.
    • Auftraggeber: Verteilung der finanziellen Belastung, besseres Liquiditätsmanagement.
  • Rechtliche Grundlage: § 632a BGB – Abschlagszahlungen in Höhe der erbrachten Leistung möglich, max. 90 % im Verbraucherbauvertragsrecht (§ 650m BGB).
  • Buchhaltung: Auftragnehmer verbucht als Verbindlichkeit, Auftraggeber als Forderung.
  • Rechnung: Abschlagsrechnungen müssen den korrekten Umsatzsteuerausweis enthalten und eindeutig als solche gekennzeichnet sein.
  • Fazit: Abschlagszahlungen sichern die Liquidität und mindern finanzielle Risiken bei langfristigen Projekten.