Was ist ERP? - desk4 - die Online-Warenwirtschaft

• E = Enterprise = Geschäfts-
• R = Resource = ressourcen-
• P = Planning = planung

 

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning, zu Deutsch: Geschäftsressourcenplanung. ERP-Systeme sind Softwarelösungen zur Steuerung von Geschäftsprozessen. Diese stammen aus dem betriebswirtschaftlichen Bereich.
Sie steuern und verwalten betriebliche Mittel und Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel.
Infolgedessen kommen ERP-Systeme von der Verwaltung bis hin zum Controlling in allen Betriebsbereichen zum Einsatz. Sie können das gesamte Spektrum abdecken, ebenso aber individuell (branchenbezogen) gestaltet werden. Zudem erfüllen sie verschiedene Aufgaben zur Bereitstellung und Weiterverarbeitung von Informationen.

 

ERP-Software für verschiedene Unternehmensbereiche

 

  • Finanzwesen: ERP unterstützt sowohl bei der Buchhaltung, Budgetierung, Erstellung und Auswertung von Analysen und Reporting als auch dem Risikomanagement
  • Warenwirtschaft: ERP unterstützt bei der Beschaffung, Bedarfsermittlung, Lagerhaltung, Bestellabwicklung, Disposition oder Bewertung
  • Forschung und Entwicklung: ERP unterstützt nicht nur die Budgetkontrolle, Projektbewertung, Ressourcenplanung, sondern auch das Wissens-, Meilenstein-, und Informationsmanagement
  • Vertrieb: ERP unterstützt die Angebotssteuerung, Auftragsbearbeitung, Rechnungsabwicklung, Erstellung von Absatzprognosen, ferner das Preismanagement und den Wareneingang
  • Personalwesen: ERP unterstützt die Personalplanung, Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung und zudem das Personalcontrolling

 

Das Implementieren weiterer Applikationen in die ERP-Software ist über das Internet oder das interne Firmennetz möglich. Somit können zum Beispiel das CRM(Customer-Relationship-Management) erweitern oder die Wertschöpfung durch E-Commerce steigern. Letztendlich hängen die Anforderungen an eine ERP-Software von der Größe des Unternehmens ab. Folglich nutzen Kleine oder mittelständige Unternehmen seltener Module im Bereich Controlling und Rechnungswesen. Außerdem gibt es zahlreiche Lösungen, welche speziell auf die Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten sind.

 

Basisfunktionen ERP-System

  • Finanzwesen
    • Rechnungswesen
    • Finanzbuchhaltung
    • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
    • Anlagenbuchhaltung
    • Controlling
  • Logistik
    • Einkauf und Verkauf
    • Materialwirtschaft
    • Lagerverwaltung
    • Vertrieb
  • Produktion
    • Produktionsplanung und -steuerung
    • Kapazitätswirtschaft
    • Werkstattsteuerung
    • Betriebsdatenerfassung
  • Personalwesen
    • Verwaltung der Mitarbeiter
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Rekrutierung neuer Mitarbeiter
    • Karriereplanung
  • Branchen-Übergreifende ERP-Funktionen
    • Dokumenten- und Workflowmanagement
    • Archivierung und Datenbankverwaltung
    • Berichtswesen und Data Warehouse
    • Projektmanagement
    • Qualitätsmanagement
    • Marketing und Vertrieb
    • Mobile und Social ERP
  • Weitere Zusatz-Funktionen und Schnittstellen
    • E-Business/E-Commerce
    • Customer-Relationship-Management (CRM)
    • Supply Chain Management (SCM)

Merkmale moderner ERP-Systeme

  1. Integrierte Systeme
    • Betriebswirtschaftlichen Anwendungen (z.B CRM, HRM)
    • Integration von nötigen Funktionen sowie die Nutzung einer einzigen Datenbank
  2. Skalierbarkeit
    • Kosten pro Nutzer – Abrechnung
    • Nötige Ressourcen sind flexibel erweiterbar oder reduzierbar
  3. Mobilität
    • Komfortabler und sicherer mobiler Zugriff auf die ERP-Software
    • Möglichkeit um im Außendienst sowie Home-Office produktiv zu arbeiten
  4. Modularisierung
    • Flexible Module um nur die benötigten Funktionen zu bezahlen; Kostenersparnis da sonst für nicht benötigte Funktionen bezahlt wird
    • Bei Nichterfüllung der Anforderungen lassen sich durch Schnittstellen weitere Anwendungen integrieren
  5. Web-Basierte Oberfläche
    • Mit jedem Endgerät kann von jedem Standort jederzeit auf die Daten zugegriffen werden
    • Ein Internetbrowser und eine Datenverbindung genügen
  6. Sicherheit
    • Es sollte sicherheitsrelevante Funktionen geben (z.B. eine frei individualisierbare Rechtestruktur, die den massenhaften Download aller Kundendaten verhindert)
    • Wichtige Faktoren sind zudem: Verfügbarkeit, Kontrolle des Zugriffs und Weitergabe
  7. Datensicherung
    • Möglichkeit zur Integration zu gängigen Anwendungen und Backup-Lösungen via Schnittstellen
    • Cloud-Systeme werden in Echtzeit georedundant betrieben und zusätzlich automatisch gesichert und archiviert
  8. Automatisierung
    • Abbildung, Koordination, Komprimierung und Automatisierung von Prozessen im Unternehmen durch Workflows
    • Ein ausgereiftes Workflow-Management ist ein wichtiges Merkmal moderner ERP-Systeme
  9. Internationalität
    • Die zügige Erschließung und Eroberung neuer Märkte stellt eine ERP-Software vor große Herausforderung
    • Grundsätzlich sollte eine moderne ERP-Software international und mehrsprachig sein (einschließlich Währungen, steuerliche Rahmenbedingungen, etc.)
  10. Benutzerfreundlichkeit
    • ERP-Software Bedienung sollte kompromisslos gut sein (siehe Punkt: „Benutzerfreundlichkeit/Usability)“
    • Referenzen durch Mitarbeiter die das System in der Praxis nutzen sollen

 

Wie intuitiv sind ERP-Systeme?

 

ERP-Systeme sind so komplex, dass der eine oder andere Nutzer daran verzweifeln könnte. Die Lösung: Die Software muss so designt und konfiguriert werden, dass die Komplexität vor dem Anwender verborgen bleibt. Wenn zudem die Konfigurationseinstellungen übertragbar sind, freuen sich die Filialisten (= Arbeiter die für mehrere Filialen, welche die anschließende Konfiguration der ERP-Software übernehmen, arbeiten). Insofern sollte die grafische Oberfläche (=GUI) sehr einfach aufgebaut sein und eine enge Benutzerführung bieten.

 

ERP Darstellung desk4

 

Bei den Software-Anbietern findet nun ein Umdenken statt. Lange Schulungen oder telefonbuchdicke Handbücher, welche schon beim ersten Blick für Frustration sorgen und demotivieren, werden entsprechend nur noch selten genutzt. Deswegen soll die Software so einfach sein, dass diese fast komplett selbsterklärend ist.

 

ERP Stammdaten Artikel desk4

 

Dadurch sollen die Anwender schneller und produktiver werden als mit einer Software, die nach Außen komplex und schwer zugänglich wirkt.

 

Benutzerfreundlichkeit / Usability

 

Kriterien für eine benutzerfreundliche Software:

 

1.Übersichtliche Struktur der Software

 

2.Einfaches Erlernen der Software möglich

 

3.Die Masken lassen sich individuell anpassen

 

4. Individuelles Menü

 

5. Benutzerspezifische Konfiguration z.B. Belegen individueller Kurztasten

 

6. Arbeitsplatzunabhängige Personalisierung

 

7. Selbsterklärendes System

 

8. Direktbutton und Quersprünge zwischen einzelnen Teilbereichen (vom Kunden ins Angebot, vom Angebot in den Artikel, etc.)

 

9. Suchfunktionen

 

10. Kopierfunktionen

 

11. Jeweils nur wenige Klicks notwendig, um ein Angebot / einen Auftrag / ein Projekt etc. zu erstellen

 

12. Gleichzeitiges Öffnen von verschiedenen Masken möglich (Multitasking)

 

Hochkomplexe Systeme werden seit kurzem einfach wie Smartphone-Apps. Es gilt Business-Anwendungen wie zum Beispiel eine Online ERP Anwendung von Ballast zu befreien. Eine Software muss nicht Dutzende von Möglichkeiten bieten, um ein und die dieselbe Sache zu erledigen. Vielmehr genügt es dem Anwender, einen einzigen Weg zu sehen, der klar durch die Benutzeroberfläche vor Augen geführt wird. Demzufolge sollte die Benutzeroberfläche so gestaltet sein, dass sich niemand in der Anwendung verirren kann.

In westlichen Ländern wird von links nach rechts sowie von oben nach unten gelesen. Aus diesem Grund sollte der Workflow genauso aussehen. Er beginnt links oben und endet rechts unten.

Anwender erwarten bestimmte Bedienelemente an bestimmten Stellen des Fensters. Im Optimalfall wird die Benutzeroberfläche plattformübergreifend verwendet, damit ein geregeltes Look&Feel auf allen Gerätetypen gewährleistet ist.

 

ERP Dashboard desk4

 

Einfache und standardisierte Abläufe helfen dabei, ein einleuchtendes Design zu erstellen. Dennoch kann auch eine „hochkomplexe“ Software so gestaltet werden, dass der Anwender schnell damit zurechtkommt – etwa durch nützliche Einstellungsmöglichkeiten im Online-ERP.

Kann der Anwender die Funktionen nutzen, welche er benötigt, arbeitet er dadurch am produktivsten. Die Konfigurationen können auf Branchen, Rollen sowie bestimmte Prozesse zugeschnitten sein. Das Ziel ist, dass der Benutzer einen individuellen Arbeitsplatz bekommt. Deshalb sollte er sich intuitiv zurechtfinden. Durch die benutzerbasierte „Freischaltung“ ist der Arbeitsplatz minimal aufgebaut und mit den nötigsten Funktionen ausgestattet, weshalb die Produktivität gesteigert wird.

Cloudbasierte Unternehmenssoftware, die im SaaS (= Software as a Service) – Modell angeboten wird, hat den Vorteil, dass die Konfiguration von Spezialisten auf Seiten des Software-Herstellers übernommen werden kann. Dieser hat einen besseren Überblick als der Administrator beim Kunden vor Ort. Ein Online ERP-System inkludiert geballtes betriebswirtschaftliches Fachwissen und erleichtert dem Anwender die Gestaltung von „Best Practices“.

Im Idealfall werden vom Administrator, nur die tatsächlich benötigten Funktionen für den Anwender konfiguriert, freigeschaltet und bezahlt. Dadurch werden wie „hochkomplexen“ ERP-Systeme als einfach und intuitiv wahrgenommen. Zur Flexibilität, Skalierbarkeit, Responsivität sowie Konfigurierbarkeit der SaaS-Lösung kommt noch der Vorteil des schlanken Preises für den Kunden.

 

Vergleich: Software as a Service vs on premise

 

Definition: Software as a Service (SaaS): Software und die IT-Infrastruktur werden bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt. Es ist ein Teilbereich des Cloud-Computings.

 

Definition: on premise:  On premise bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme. Der Kunden übernimmt die sämtlichen Risken und Lasten, sowie Anschaffung und Wartung der benötigten Hardware.

 

Software as a Service
+ Kostenreduzierung (aufgrund des Outsourcings)

+ räumliche Unabhängigkeit (Zugriff an beliebigen Orten)

+ Zugriff auf fachliches Knowhow (Betrieb und Wartung der Rechenzentren werden von IT-Spezialisten übernommen)

-Weitergabe von Daten (unternehmensbezogene Daten müssen an Cloud-Anbieter weitergegeben werden)

-Abhängigkeit vom Anbieter (Das Unternehmen ist vom Service des Anbieters abhängig)

-Funktionierende Internetverbindung (Um Cloud-Computing nutzen zu können muss eine dauerhafte Internetverbindung vorhanden sein

On premise
+ Maximale Kontrolle (die Kontrolle über die Software obliegt nur dem Unternehmen)

+ Uneingeschränkter Zugriff (Der Zugriff auf Daten ist unabhängig von einer Internetverbindung möglich)

+ Datenschutz (sämtliche Daten bleiben im Unternehmen und werden nicht an Dritte weitergegeben)

-Eigenverantwortung ( Das Unternehmen muss gewährleisten dass die Software immer „up to date“ ist)

-Dauerhafte Mehrarbeit (Es muss immer Personal abgestellt werden um das Rechenzentrum zu betreuen)

-Kostenaufwand (Die Anschaffung der benötigten Hardware sowie der Betrieb des IT-Bereichs ist in der Regel teurer als „Software As a Service“

 

Zusammenfassung ERP

 

ERP ist eine unternehmerische Aufgabe, um Ressourcen im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dafür gibt es Methoden wie ERP-Systeme, die es in zahlreichen Facetten gibt. Deshalb sind entsprechende Systeme heutzutage modular aufgebaut.

ERP-Systeme bringen Zeit- und Geldersparnisse ein. Bei falscher oder unsachgemäßer Nutzung neigen Sie aber auch dazu, ziemlich teuer zu werden und durch den Zeitverlust auch Geld zu verlieren. Auch die Anschaffung eines ERP-Systems kann je nach Aufwand teuer werden.

Die Varianten

Zwei Varianten von ERP-Systemen sind die SaaS-Lösung und die on premise-Lösung. Bei der SaaS-Lösung liegt die Wartung nur bei dem externen IT-Dienstleister. Das verschafft Ihnen den Zugriff auf ihr ERP an jedem beliebigen Ort. Vorausgesetzt ihr Endgerät verfügt über einen Internetbrowser und eine dauerhafte und stabile Internetverbindung. Sie müssen in Kauf nehmen, dass sie personenbezogene Daten an Dritte weitergeben (an den IT-Dienstleister). Das kann, wenn der Dienstleister sich im Ausland befindet, bei Fehlern in der Handhabung zu Verletzungen der DSGVO führen. Im Bereich Datenschutz bietet ein on-premise ERP den Vorteil, das sich das Rechenzentrum in ihrem Unternehmen befindet. Aber sie tragen die Verantwortung für das Rechenzentrum und das bedeutet dauerhafte Mehrarbeit.

Die Umsetzung

In der Umsetzung sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen an das System komplett ausformulieren und definieren. Darauf basierend suchen Sie einen passenden ERP-Anbieter. Sie prüfen, ob Ihnen die Kernfunktionen ausreichen oder ob diese modular erweiterbar sind (z.B. durch Schnittstellen). Dabei sollten Sie beachten, dass Sie auch nur das bestellen, was Sie tatsächlich nutzen werden. Sie entwickeln mit dem Anbieter „Best practices“. Er schneidert ihnen praktisch einen Maßanzug, der nur zu Ihnen passt. Der Anbieter passt das ERP-System entsprechend für Sie an und setzt dieses in einem Testsystem um. Dieses wird im Optimalfall von einem Mitarbeiter getestet, um ein Gefühl für das „going-live“ zu bekommen. Fehler und Hindernisse werden vom ERP-Anbieter vor dem Livegang behoben und ausgebessert.

Die Daten aus dem alten System werden im gewünschten Format aufbereitet, dadurch können diese später importiert werden. Das betrifft im häufigsten Fall Stammdaten. Anschließend werden entweder alle Mitarbeiter oder nur „Key-User“, die das System hauptsächlich verwenden werden, geschult. Anfänglich sollten Ihr ERP-Anbieter und Ihre Key-User, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen und einen Workflow mit Ihnen entwickeln. Das Alte System sollte nach dem Livegang abgeschaltet werden, so dass das alte System nicht mehr vereinzelt genutzt wird.