Was ist ERP?


• E = Enterprise = Geschäfts-
• R = Resource = ressourcen-
• P = Planning = planung


ERP ist die einfache Abkürzung für Enterprise Resource Planning, zu Deutsch: Geschäftsressourcenplanung. ERP-Systeme sind Softwarelösungen zur Steuerung von Geschäftsprozessen und entstammen den betriebswirtschaftlichen Bereich.
Durch ERP-Systeme werden betriebliche Mittel oder auch Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel im richtigen Umgang bestmöglich gesteuert und verwaltet
ERP-Systeme kommen von der Verwaltung bis zum Controlling in allen Betriebsbereichen zum Einsatz. Sie können das ganzheitliche Spektrum abdecken oder individuell (branchenbezogen) gestaltet worden sein und erfüllen verschiedene Aufgaben zur Bereitstellung und Weiterverarbeitung von Informationen.

ERP-Software für verschiedene Unternehmensbereiche:

  • Finanzwesen: ERP unterstützt bei Buchhaltung, Budgetierung, Risikomanagement, Erstellung und Auswertung von Analysen und Reporting
  • Warenwirtschaft: ERP unterstützt bei Beschaffung, Bedarfsermittlung, Lagerhaltung, Bestellabwicklung, Disposition oder Bewertung
  • Forschung und Entwicklung: ERP unterstützt Wissensmanagement, Budgetkontrolle, Projektbewertung, Ressourcenplanung, Meilensteinmanagement, Informationsmanagement
  • Vertrieb: ERP unterstützt Angebotssteuerung, Auftragsbearbeitung, Preismanagement, Wareneingang, Rechnungsabwicklung, Erstellung von Absatzprognosen
  • Personalwesen: ERP unterstützt Personalplanung, Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Personalcontrolling und Gehaltsabrechnung

Es werden auch über das Internet oder das interne Firmennetz weiter Applikationen in eine ERP-Software implementiert, die können Module für das CRM-System (Customer-Relationship-Management) oder Applikationen, um die Wertschöpfung durch e-Commerce, e-Business und weitere elektronische Prozesse zu erweitern zu steigern. Die Größe eines Unternehmens bestimmt die Anforderungen an eine ERP-Software. Kleine oder mittelständische Unternehmen haben in der Regel keine integrierten Controlling- und Rechnungswesen-Module. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Branchenlösungen, die speziell auf die Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten sind.

Basisfunktionen eines ERP-Systems

  • Finanzwesen
    • Rechnungswesen
    • Finanzbuchhaltung
    • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
    • Anlagenbuchhaltung
    • Controlling
  • Logistik
    • Einkauf und Verkauf
    • Materialwirtschaft
    • Lagerverwaltung
    • Vertrieb
  • Produktion
    • Produktionsplanung und -steuerung
    • Kapazitätswirtschaft
    • Werkstattsteuerung
    • Betriebsdatenerfassung
  • Personalwesen
    • Verwaltung der Mitarbeiter
    • Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Rekrutierung neuer Mitarbeiter
    • Karriereplanung
  • Branchen-Übergreifende ERP-Funktionen
    • Dokumenten- und Workflowmanagement
    • Archivierung und Datenbankverwaltung
    • Berichtswesen und Data Warehouse
    • Projektmanagement
    • Qualitätsmanagement
    • Marketing und Vertrieb
    • Mobile und Social ERP
  • Weitere Zusatz-Funktionen und Schnittstellen
    • E-Business/E-Commerce
    • Customer-Relationship-Management (CRM)
    • Supply Chain Management (SCM)

Merkmale eines modernen ERPs

  1. Integrierte Systeme
    • Integration von betriebswirtschaftlichen Anwendungen (z.B CRM, HRM)
    • Integration von allen nötigen Funktionen sowie Nutzung einer einzigen Datenbank
  2. Skalierbarkeit
    • Kosten pro Nutzer – Abrechnung
    • Nötige Ressourcen sind flexibel erweiterbar und reduzierbar
  3. Mobilität
    • Komfortabler und sicherer mobiler Zugriff auf die ERP-Software
    • Möglichkeit um im Außendienst oder Home-Office produktiv zu arbeiten
  4. Modularisierung
    • Flexible Module um nur die benötigten Funktionen zu bezahlen; Kostenersparnis da sonst für nicht benötigte Funktionen bezahlt wird
    • Bei Nichterfüllung der Anforderungen lassen sich durch Schnittstellen weitere Anwendungen integrieren
  5. Web-Basierte Oberfläche
    • Es kann mit jedem Endgerät von jedem Standort jederzeit auf die Daten zugegriffen werden
    • Es genügen ein Internetbrowser und eine Datenverbindung
  6. Sicherheit
    • Es sollte sicherheitsrelevante Funktionen geben (z.B eine frei individualisierbare Rechtestruktur, die den massenhaften Download aller Kundendaten verhindert
    • Wichtige Faktoren sind weiterhin: Verfügbarkeit, Kontrolle des Zugriffs und Weitergabe
  7. Datensicherung
    • Möglichkeit zur Integration zu gängigen Anwendungen und Backup-Lösungen via Schnittstellen
    • Cloud-Systeme werden in Echtzeit georedundant betrieben und zusätzlich automatisch gesichert und archiviert
  8. Automatisierung
    • Abbildung, Koordination, Komprimierung und Automatisierung von Prozessen im Unternehmen durch Workflows
    • Ein ausgereiftes Workflow-Management ist ein wichtiges Merkmal moderner ERP-Systeme
  9. Internationalität
    • Die zügige Erschließung und Eroberung neuer Märkte stellt eine ERP-Software vor große Herausforderung
    • Grundsätzlich sollte eine moderne ERP-Software international und mehrsprachig sein (einschließlich Währungen, steuerliche Rahmenbedingungen, etc.)
  10. Benutzerfreundlichkeit
    • ERP-Software Bedienung sollte kompromisslos gut sein (siehe Punkt: „Benutzerfreundlichkeit/Usability)“
    • Referenzen durch Mitarbeiter die das System in der Praxis nutzen sollen

Wie intuitiv sind ERPs?

ERP-Systeme sind so komplex, dass der eine oder andere Nutzer daran verzweifeln könnte. Die Lösung: Die Software muss so designt und konfiguriert werden, dass die Komplexität vor dem schlussendlichen Anwender verborgen bleibt. Wenn die Konfigurationseinstellungen dann auch noch übertragbar sind, freuen sich die Filialisten (= die Arbeiter die für mehrere Filialen die, die anschließende Konfiguration der ERP-Software übernehmen). Das bedeutet, dass die grafische Oberfläche (=GUI), sehr einfach aufgebaut und eine enge Benutzerführung bieten muss.

Bei den Software-Anbietern kehrt nun ein Umdenken ein. Statt mit langen Schulungen oder telefonbuchdicken Handbüchern, wo man schon beim Blick frustriert und demotiviert reagiert soll die Software so einfach sein, dass diese fast komplett selbsterklärend ist.

Dadurch sollen die Anwender schneller und besser produktiv werden, als mit einer Software die nach Außen komplex und schwer wirkt.

Benutzerfreundlichkeit / Usability

Kriterien für eine benutzerfreundliche Software:

1.Einfache Struktur der Software

2.Einfaches Erlernen der Software möglich

3.Die Masken lassen sich individuell anpassen

4. Individuelles Menü

5. Benutzerspezifische Konfiguration z.B Belegungsmöglichkeit individueller Kurztasten

6. Arbeitsplatzunabhängige Personalisierung

7. Selbsterklärendes System

8. Direktbutton und Quersprünge zwischen einzelnen Teilbereichen (vom Kunden ins Angebot, vom Angebot in den Artikel, etc.)

9. Suchfunktionen

10. Kopierfunktionen

11. Jeweils nur wenige Klicks notwendig, um ein Angebot / einen Auftrag / ein Projekt etc. zu erstellen

12. Gleichzeitiges Öffnen von verschiedenen Masken möglich (Multitasking)

Hochkomplexe Systeme werden einfach wie Smartphone-Apps. Zum einen gilt es, Business-Anwendungen wie zum Beispiel eine Online ERP Anwendung von Ballast zu befreien.

Es ist nicht nötig, dass eine Software dutzende von Möglichkeiten bietet, um ein und die dieselbe Sache zu tun. Es genügt dem Anwender, einen einzigen Weg zu sehen der klar durch die Benutzeroberfläche vor Augen geführt wird. Die Benutzeroberfläche sollte so gestaltet sein, dass niemand sich in der Anwendung verirren kann.

In westlichen Ländern wird von links nach rechts, und von oben nach unten gearbeitet.

Das bedeutet, dass der Workflow genauso aussieht. Er beginnt links oben und endet rechts unten. Es klingt so einfach aber wird sehr häufig ignoriert.

Anwender warten ebenso auf bestimmte Bedienelemente an bestimmten Stellen des Fensters. Im Optimalfall wird die Benutzeroberfläche, plattformübergreifend verwendet um ein geregeltes Look&Feel auf allen Gerätetypen zu gewährleisten.

Je einfacher und standardisierter die Abläufe sind, umso leichter lässt sich ein solch einleuchtendes Design umsetzen. Doch auch eine „hochkomplexe“ Software kann so gestaltet werden, dass der Anwender schnell damit zurechtkommt – etwa durch nützliche Einstellungsmöglichkeiten im Online-ERP.

Der Produktivität des Anwenders nützt es, wenn die Software genau die Funktionen freischaltet, die der Anwender benötigt. Diese Konfigurationen können auf Branchen, Rollen, Prozessen und/oder Anwendungsfällen basieren. Das Ziel sollte sein, dass die Benutzer einen individuellen Arbeitsplatz bekommen, an dem sie sich intuitiv zurechtfinden. Durch die benutzerbasierte „Freischaltung“ ist der Arbeitsplatz, minimal aufgebaut und mit den benötigten und nötigsten Funktionen ausgestattet, was der Produktivität zugutekommt.

Cloudbasierte Unternehmenssoftware, die im SaaS (= Software as a Service) – Modell angeboten wird, hat den Vorteil, dass die Konfiguration von Spezialisten auf Seiten des Software-Herstellers übernommen werden kann. Dieser hat einen besseren Überblick als der Administrator beim Kunden vor Ort. Ein Online ERP System inkludiert geballtes betriebswirtschaftliches Fachwissen und erleichtert dem Anwender die Gestaltung von „Best Practices“.

Im Idealfall werden vom Administrator, nur die tatsächlich benötigten Funktionen für den Anwender konfiguriert und freigeschaltet und bezahlt. Dadurch werden wie „hochkomplexen“ ERP-Systeme als einfach und intuitiv wahrgenommen. Zur Flexibilität, Skalierbarkeit, Responsivität und Konfigurierbarkeit der SaaS-Lösung kommt noch der Vorteil des schlanken Preises für den Kunden.

Vergleich: Software as a Service vs on premise

Definition von: Software as a Service (SaaS): Software und die IT-Infrastruktur werden bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt. Es ist ein Teilbereich des Cloud-Computings.

Definition von: on premise: Es bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme. Der Kunden übernimmt die sämtlichen Risken und Lasten, sowie Anschaffung und Wartung der benötigten Hardware.

Software as a Service
+ Kostenreduzierung (aufgrund des Outsourcings)

+ räumliche Unabhängigkeit (Zugriff an beliebigen Orten)

+ Zugriff auf fachliches Knowhow (Betrieb und Wartung der Rechenzentren werden von IT-Spezialisten übernommen)

-Weitergabe von Daten (unternehmensbezogene Daten müssen an Cloud-Anbieter weitergegeben werden)

-Abhängigkeit vom Anbieter (Das Unternehmen ist vom Service des Anbieters abhängig)

-Funktionierende Internetverbindung (Um Cloud-Computing nutzen zu können muss eine dauerhafte Internetverbindung vorhanden sein

On premise
+ Maximale Kontrolle (die Kontrolle über die Software obliegt nur dem Unternehmen)

+ Uneingeschränkter Zugriff (Der Zugriff auf Daten ist unabhängig von einer Internetverbindung möglich)

+ Datenschutz (sämtliche Daten bleiben im Unternehmen und werden nicht an Dritte weitergegeben)

-Eigenverantwortung ( Das Unternehmen muss gewährleisten dass die Software immer „up to date“ ist)

-Dauerhafte Mehrarbeit (Es muss immer Personal abgestellt werden um das Rechenzentrum zu betreuen)

-Kostenaufwand (Die Anschaffung der benötigten Hardware sowie der Betrieb des IT-Bereichs ist in der Regel teurer als „Software As a Service“

Zusammenfassung

ERP ist eine unternehmerische Aufgabe um Ressourcen im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern. Dafür gibt es Methoden wie ERP-Systeme die es in zahlreichen Facetten gibt.

Diese bringen Zeit- und Geldersparnisse ein. Aber neigen auch bei falscher Nutzung und unsachgerechter Handhabung dazu, ziemlich teuer zu werden und durch den Zeitverlust auch Geld zu verlieren. Auch die Anschaffung eines ERP-Systems kann je nach Aufwand teuer werden. ERP-Systeme sind heutzutage modular aufbaubar.

Zwei Varianten von ERP-Systemen sind die SaaS-Lösungen und die on premise-Lösungen. Bei den SaaS-Lösungen liegt die Wartung nur bei dem externen IT-Dienstleister. Das verschafft ihnen den Zugriff auf ihr ERP an einen beliebigen Ort. Vorausgesetzt ihr Endgerät verfügt über einen Internetbrowser und eine dauerhafte und funktionierende Internetverbindung. Sie müssen dafür aber in Kauf nehmen, dass sie personenbezogene Daten an Dritte weitergeben müssen (an den IT-Dienstleister), und das kann, wenn der Dienstleister sich im Ausland befindet, bei Fehlern in der Handhabung, zu Verletzungen der DSGVO führen.

Bei einem on-premise ERP ist es datenschutzrechtlich ein Vorteil, weil das Rechenzentrum sich in ihrem Unternehmen befindet. Aber sie tragen die Verantwortung für das Rechenzentrum und das bedeutet dauerhafte Mehrarbeit.

In der Umsetzung sollten sie erstmal ihre Anforderungen an das System komplett ausformulieren und definieren. Darauf basierend suchen Sie nämlich ihren ERP-Anbieter. Sie prüfen, ob ihnen die Kernfunktionen ausreichen oder ob diese modular noch erweitert werden können (z.B durch Schnittstellen). Dabei sollten Sie beachten, dass Sie auch nur das bestellen was sie auch wirklich nutzen werden. Es existiert ein Grundsystem dass mit den nötigen Kernfunktionen ausgestattet ist. Aber Sie können es modular erweitern und auf sich anpassen. Sie entwickeln mit dem Anbieter „Best practices“. Er schneidert ihnen praktisch einen Maßanzug, der nur zu ihnen passt. Der Anbieter legt ihnen basierend auf ihren Anforderungen die Anpassungen fest und setzt diese in ein Testsystem um, was im Optimalfall von einem Mitarbeiter getestet wird, um ein Gefühl für das „going-live“ zu bekommen. Fehler und Hindernisse werden vom ERP-Anbieter vor dem Livegang behoben und ausgebessert.

Die Daten aus dem alten System werden im gewünschten Format aufbereitet damit diese später importiert werden können. Das betrifft im häufigsten Fall Stammdaten. Anschließend schulen entweder alle Mitarbeiter oder nur „Key-User“ die das System hauptsächlich verwenden werden. In der ersten Zeit sollten ihr ERP-Anbieter und ihre Key-User, ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen, und einen Workflow mit Ihnen entwickeln. Das Alte System sollte nach dem Livegang abgeschaltet werden, damit nicht vereinzelte Mitarbeiter, nicht das alte System mehr nutzen.