Rechnungen
Der Menüpunkt „Rechnung“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit, diese einzusehen, zu bearbeiten oder eine neue Rechnung anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Rechnungen. Über den oberen Button „Neue Rechnung“ gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Ihre Rechnung mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können. Über das Auswahlfeld „Spalten“ haben sie die Möglichkeit einzelne Spalten ein- bzw. auszublenden.
Über „Neue Rechnung“, können Sie einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen neuen Kunden für die Rechnung anlegen.
Mehr über Kunden erfahren Sie hier.
Öffnen Sie einen bereits bestehenden Kunden in der Auswahl, um eine Rechnung für diesen zu erstellen.
Registerkarte "Rechnung"
In der nun geöffneten Registerkarte „Rechnung“ können Sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Stift“– Button zu bearbeiten.
In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für die Rechnung eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.
Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü Bemerkungen hinzufügen.
Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.
Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.
Um die Rechnung abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.
Nach dem Bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie Ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten rausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in die Rechnung. Nun wird er in der Rechnung-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.
Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Position des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Sie können auch entscheiden aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des Links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können Sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist der Haken nicht gesetzt, wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Desweiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufsbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.
Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.
Registerkarte "Adressen
Hier können Sie die vom Kunden hinterlegten Daten speziell für die ausgewählte Rechnung ändern. Sie ändern damit nicht die Daten des Kunden selbst, sondern nur die Daten der ausgewählten Rechnung!
Möchten Sie die Daten des Kunden dauerhaft ändern, so tun Sie dies in den Stammdaten des Kunden. Die geänderten Daten werden nachträglich angelegten Belegen angezeigt.
Adressbereiche
Daten: Die Hauptadresse steht im Rahmen "Daten".
Lieferadresse: Sie können über den "Auswählen"-Button eine andere "Lieferadresse" auswählen, falls Sie mehrere Lieferadressen im Kunden angelegt haben. Die Lieferadressen können Sie auch manuell anpassen.
Rechnungsadresse: Die "Rechnungsadresse" ist manuell änderbar. Über den Button "Adresse neu laden" können Sie die Rechnungsadresse auf die Rechnungsadresse aus den Stammdaten des Kunden zurücksetzen.
Registerkarte "Vor-/Nachtexte
Die Standard-Einstellungen für die Vor- und Nachtexte finden Sie unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Texte. Im Beleg selbst können Sie die "Vor- und Nachtexte" für den aktuellen Beleg anpassen.
Diese werden im Druck der Rechnung angefügt.
Registerkarte "Gerät"
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link
Mehr über Geräte erfahren Sie hier.
Registerkarte "Vorlagen"
In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre unter Verkauf --> Vorlagen erstellten Vorlagen nutzen. Über den roten Pfeil am Ende der Seite wird die entsprechende Vorlage in die Rechnung übernommen.
Über eine Änderung des Dokumenttyps können Sie auch die Artikel aus bereits erstellten anderen Belegen in die Rechnung übernehmen.
Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.
Registerkarte "Übernahme"
In der Registerkarte „Übernahme“ können Sie mehrere noch nicht weitergeführte Belege des Dokumenttyps Auftrag und Lieferschein zu einer Rechnung zusammenfassen.
Den Dokumenttyp zur Übernahme können Sie oben rechts auswählen.
Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.
Registerkarte "Provisionen"
In der Registerkarte „Provisionen“ können Sie die Provisionen einsehen, die auf den aktuellen Beleg gewährt werden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine weitere Provision hinzuzufügen.
Um eine weitere Provision hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Provision hinzufügen". Nun können Sie einen Artikel auswählen, auf den eine Provision gewährt werden soll. Im nächsten Schritte wählen Sie einen der unter Auswertungen --> Provisionen bereits angelegten Provisionsempfänger aus. Im 3. Schritt können Sie die Provisionshöhe bearbeiten. Diese kann auch nach dem Speichern noch angepasst werden.
Wie man Provisionen über die Provisionsverwaltung anlegt bzw. neue Provisionsempfänger anlegt, erfahren Sie hier.
Registerkarte "Historie"
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn die Rechnung beispielsweise vorher von einem Angebot, einem Auftrag oder einem Lieferschein weitergeführt wurde, werden diese Belege in der Historie aufgeführt.
Registerkarte "Erweitert"
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen. Wie z.B. die Währung oder Sprache ändern, ein Leistungsdatum oder eine alternatieve Lieferzeit in Textform eintragen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.
Sonstige Buttons
Mit dem „Drucken“-Button können Sie die Rechnung als PDF generieren und anschließend drucken oder herunterladen. Über das Pfeil-Symbol auf der rechten Seite des Buttons lässt sich das Druck-Layout auswählen.
Klicken Sie jedoch direkt auf das Drucken-Symbol, wird das Standardlayout für diesen Beleg ausgedruckt.
Möchten Sie ein individuelles Drucklayout? Hier erfahren Sie mehr.
Möchten Sie in der Druckdatei Ihrer Rechnung einen QR-Code ausgeben, den der Kunde mit seiner Banking-App einscannen und dann komfortabler bezahlen kann, so erfahren Sie hier, welche Einstellungen dafür zu tätigen sind.
Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Beleg beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.
Um Ihre nun fertige Rechnung weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button.
Mit einem Klick auf den Button haben Sie folgende Optionen:
Gutschrift: es wird eine Gutschrift für den Kunden angelegt und der Gutschriftenartikel als Position eingetragen. Der Betrag für die Gutschrift ist hier frei eintragbar, der Name für den Gutschriftenartikel ist anpassbar.
Rücknahme: Die Artikel werden wieder zum Bestand in desk4 zugefügt.
Bezahlt: Der Beleg wird auf "Bezahlt" gesetzt und der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert.
Rücknahme mit Gutschrift: Die Artikel werden wieder zum Bestand in desk4 zugefügt und der Kunde bekommt gleichzeitig eine Gutschrift über den Betrag: der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert. Wenn Sie nur eine Rücknahme und keine Gutschrift erzeugen, bleibt der offene Posten (die Schulden) für den Kunden in desk4 bestehen.
Wenn eine ungültige Rechnung erstellt wurde, sollte eine Rücknahme mit Gutschrift erstellt werden.
Beim Erstellen einer Rechnung wird automatisch ein offener Posten erzeugt (sichtbar auch im Kunden).
Wenn nur eine Rücknahme erzeugt würde, hätte der Kunde in desk4 immer noch den offenen Posten (die Schulden).
Erzeugen Sie eine Rücknahme mit Gutschrift, so wird sowohl der Bestand als auch der offene Posten des Kunden wieder zurückgesetzt.
Mehr über Rücknahmen erfahren Sie hier.
Mehr über Gutschriften erfahren Sie hier.
Außerdem können Sie mit dem Klick auf den „Zahlung erfassen“ – Button ihre Rechnung auf den Status „bezahlt“ setzen. „Verbucht“ ist eine Rechnung erst, wenn Sie einen Tagesbericht oder einen Bericht mit einem Zeitraum erstellen.
Mehr über Berichte erfahren Sie hier.
Hier können Sie zwischen einer EC-Zahlung und einer Barzahlung entscheiden. Die Barzahlung wird dann im Kassenbuch mit der Rechnungsnummer als Beschreibung gebucht. Wenn die Zahlung Bar erfolgt, wird diese auch zu Datev weitergeleitet.
Mehr über das EC-Zahlungen erfahren Sie hier.
Mehr über das Kassenbuch erfahren Sie hier.
Über das "Zahnradmenü" haben Sie die Möglichkeit alle Positionen neu zu laden oder aus dem Beleg zu entfernen. Sie können eine xRechnung herunterladen oder einen bereits verbuchten Beleg temporär öffnen und bearbeiten. Die nötige Berechtigung hierzu finden Sie in den Einstellungen unter Mitarbeiter-Gruppen im Feld "Kennzeichen" unter "Verbuchte Rechnungen ändern".
Beachten Sie hierbei jedoch, dass In der Regel verbuchte Rechnungen nicht geändert, sondern storniert und neu erstellt werden sollten. Viele mögliche Änderungen führen zu Problemen mit dem Finanzamt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich zu 100% sicher sind, dass die gewünschten Änderungen rechtskonform sind.
Mehr über Mitarbeitergruppen erfahren Sie hier.
Informationen über elektronische Rechnungen als xRechnung für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern finden Sie hier.
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