Filialen
Der Menüpunkt „Filialen“ ist unter dem Hauptpunkt „Einstellungen“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit, die Filialen einzusehen, zu bearbeiten oder neue Filialen anzulegen.
Falls Sie eine Filiale mit einer zur Hauptfiliale abweichenden USt-IdNr. benötigen (dies ist normalerweise der Fall, wenn Ihre weitere Filiale in einem anderen Land lokalisiert ist, als Ihre 1. Filiale in desk4)
ist hierfür eine neue Instanz erforderlich.
Lassen Sie sich hierzu ein Angebot von uns erstellen.
Registerkarte Übersicht
In der Registerkarte „Übersicht“ befindet sich eine Tabelle mit allen angelegten Filialen.
(1) Wenn Sie eine vorhandene Filiale bearbeiten möchten, klicken Sie in der Zeile der Filiale rechts auf den roten Button.
(2) Um eine neue Filiale anzulegen, klicken Sie oben auf den Button „Neue Filiale“, daraufhin öffnet sich eine neue Registerkarte.
Registerkarte Filiale
Im Bereich Daten können Sie nun die Filiale benennen, ein Kassenkonto angeben und eine Hauptfiliale zuordnen.
Eigene Daten: Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, über die Checkboxen auszuwählen, ob Ihre Filiale eigene Dokumente, Lager, Geräte, Artikel, Kunden oder Lieferanten hat. Sollte dies der Fall sein, werden für die Filiale eigene Datenbanken angelegt. Andernfalls teilt sich die Filiale die Datenbanken mit der Hauptfiliale.
Im Bereich Lager können Sie der Filiale Lager zuordnen (rechtes Auswahlfeld) und bestimmen daraus dann das Hauptlager (linkes Auswahlfeld). Alle der Filiale zugeordneten Lager erscheinen im Kästchen unter den Auswahlfeldern.
Hauptlager: im Verkaufsbeleg wird immer das Hauptlager als Lager bei den einzelnen Positionen voreingetragen.
Wenn Sie einer Filiale eigene Lager zuordnen möchten, legen Sie diese unter Einstellungen --> Artikel --> Lager zunächst an.
Mehr über das Lager erfahren sie hier
Für den Druck hinterlegbar:
(2) eine Filialbeschreibung - die Filialbeschreibung erscheint im Druck über der Anschrift des Kunden.
(3) einen Filialen-Header - hier kann z.B. die Firmenadresse eingegeben werden. Der Filialen-Header wird bei allen Belegen mit angedruckt
einen Barverkauf Header - extra Header für den Druck der Kassenbelege
einen Barverkauf Footer - extra Footer für den Druck der Kassenbelege
(4) Filiale(n) Footer - der Footer ist der abschließende Teil des Dokuments. Hier können Sie z.B. die Kontakt- und Bezahldaten Ihrer Filiale platzieren. Der Footer wird unten an alle Belege angedruckt. Durch den Button "Footer hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, insgesamt bis zu 4 Footer-Abschnitte zu erzeugen. Hierdurch ist eine Aufteilung der Daten in verschiedene Spalten möglich.
(5) Auch ist es im Filialfooter möglich die Variable "{vatid}" für die Umsatzsteuer-ID zu verwenden, insofern Sie diese in den Ländereinstellungen gepflegt haben. Beim erstellen eines Beleges wird dann die USt.-ID des Kunden-/ Ziellandes verwendet. Weiter unten finden Sie ein Beispiel für die Druckansicht. In diesem Beispiel wurde eine Aufteilung der Daten in 4 Footer vorgenommen. Der Footer beginnt unter den Unterschriftsfeldern. Bei der Aufteilung nur in einen Footer wird dieser mittig zentriert angedruckt.
Druck eines Angebots mit obigen Filial-Daten:
Unter den Druck-Daten für die deutschen Belege, können Sie die entsprechen Daten für die englischen Belege hinterlegen.
Registerkarte SKR
Falls nicht anders definiert (z.B. im Artikel oder in der Warengruppe), erhalten alle nachfolgend angelegten Artikel die SKR-Werte der Filiale, in der sie sich befinden.
Weitere Informationen zu den Standardkontenrahmen (SKR) finden Sie hier.
Registerkarte Adressen
In der Registerkarte Adressen können Sie im Bereich Bankdaten Ihre Bankdaten für Sepa-Lastschriften eintragen.
Im Bereich Hauptadresse können Sie über den Adresse hinzufügen-Button beliebig viele Filialadressen hinzufügen und pflegen.
Haben Sie Filialadressen hinzugefügt, können Sie ganz oben über das Drop-Down-Menü auch Ihre Hauptadresse auswählen.
Einen QR-Code in der Rechnung andrucken
Möchten Sie in Ihrer Rechnung einen QR-Code andrucken, so tragen Sie Ihre Bankdaten und Ihre Adresse in dieser Registerkarte ein.
Ist Ihre Firma der "Inhaber" des Bankkontos, so tragen Sie auf der linken Seite bei "Inhaber" den Firmennamen ein.
Dann navigieren Sie zu Werkzeuge --> Drucklayouts --> Registerkarte Einstellungen.
Setzen Sie dort das Häkchen bei "Rechnung QR-Code andrucken".
Befindet sich Ihre Filiale in der Schweiz
Für die Schweiz muss das Häkchen bei "Rechnung QR-Code andrucken" nicht explizit gesetzt werden. Da in der Schweiz der QR-Code in der Rechnung Pflicht ist, wird dieser ohnehin standardmäßig in der Rechnung angedruckt, wenn sowohl die IBAN der Filiale als auch die IBAN des Kunden mit "CH" oder "LI" beginnen.
Dies macht aber sowohl die Bankdaten als auch die Adressdaten für eine Schweizer Filiale zu Pflichtangaben.
Die Filialadressen können unter Einstellungen --> Versandanbieter als Sender- bzw. Retoureadresse ausgewählt werden.
Nicht mehr benötigte Filialadressen können gelöscht werden. Bitte denken Sie daran, nach einem Löschen ggfls. auch Ihre Auswahl in den Sender- bzw. Retoureadressen der Versandanbieter zu ändern.
Mehr zum Thema Versandanbieter erfahren Sie hier.
Zwischen mehreren Filialen wechseln
Wenn Sie zwischen den Filialen wechseln möchten, ist es zunächst erforderlich, dass Sie sich ausloggen. Beim erneuten Einloggen können Sie über das Dropdown-Menü die Filiale auswählen
Der Filiale Mitarbeiter zuordnen
Unter Einstellungen --> Mitarbeiter --> ausgewählter Mitarbeiter können Sie die Filialen auswählen, bei denen sich der Mitarbeiter einloggen kann.
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