Einkauf mit desk4 - dezentral und überall

Mit desk4 funktioniert auch der Einkauf perfekt und dezentral. Die Bestellungen, der Wareneingang die Eingangsrechnung und die Rücklieferung, sind ineinander übergreifende ortsunabhängige desk4 Funktionen.

Bestellungen

Den gleichen Workflow wie bei dem Verkauf, finden Sie auch unter der Rubrik Einkauf. Hier können Sie von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Eingangsrechnung alle Vorgänge verwalten und buchen.  Sie können Waren bei Ihren Lieferanten anfordern. Die Bestellung wird in desk4 für den Lieferanten angelegt und per Email an den Sachbearbeiter verschickt. Wenn Waren für einen Auftrag benötigt werden, wird die Menge ebenfalls durch unser desk4 Warenwirtschaftssystem erfasst und der Einkäufer kann eine Bestellung auslösen. Ein Bestellung wird zum Wareneingang gewandelt, wenn die bestellt Ware bei Ihnen eingetroffen ist. Eine Bestellung bleibt solange offen bis die letzte Teillieferung als Wareneingang übergeben wurde. Selbstverständlich können offene Bestellungen auch als Erledigt verbucht werden.

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Verwaltung und Erstellen einer Bestellung in der Detailansicht

Wareneingang

Es gibt verschiedene Wege, über die Sie Waren in Ihrer desk4 Onlinewarenwirtschaft erfassen und buchen können. Voraussetzung für einen Wareneingang ist, dass dem Artikel ein Lagerort zugewiesen ist. Durch die Übernahme einer Bestellung, werden die entsprechenden Artikel und Mengen im Wareneingang angezeigt. Eine vorhergehende Bestellung ist nicht zwingend erforderlich, denn Sie können einen Wareneingang direkt erfassen. Die im Wareneingang verbuchten Artikelmengen werden durch diesen Vorgang auf das entsprechende Lager gebucht. Somit haben Sie in desk4 auch für die Zukunft, einen Überblick Ihres Waren- und Lagerabläufe.

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Übersicht aller Wareneingänge im Bereich Einkauf

Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung wird in desk4 erfasst, wenn Sie von Ihrem Lieferanten eine Rechnung erhalten haben. Die Erfassung der Eingangsrechnung spiegelt dann die Beträge der Lieferantenrechnung wieder. Selbstverständlich wird in desk4 die Eingangsrechnung aus dem entsprechenden Wareneingang übernommen. Somit sind Rechnungen des Lieferanten und deren Wareneingänge im System immer auffindbar, ohne dass Sie dazu zahlreiche Papierordner durchwühlen müssen. Die Eingangsrechnung dient aber auch der genauen Buchung der Sachkonten und Werte für die vorbereitende Übermittlung an Ihren Steuerberater per DATEV. Der komplette Vorgang ist somit GoBD konform und als Workflow reproduzierbar.

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Erfassen einer Eingangsrechnung

Rücksendungen

Bestellungen von Ihren Lieferanten entsprechen nicht immer den Erwartungen, sodass Rücklieferungen der Waren an den Lieferanten notwendig werden. An dieser Stelle ist es wichtig, einen chronologischen Ablauf einer Rücklieferung nachverfolgbar und reproduzierbar zu gestalten. Eine Rücklieferung wird in desk4 in der Regel aus einer Eingangsrechnung oder einem Wareneingang angelegt, Lagerbestände werden korrigiert und ein Rücklieferschein für den Lieferanten gedruckt. Eine spätere Buchung, kann durch die Gutschrift Ihres Lieferanten erstellt werden.

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Erstellung einer Rücksendung und Auflistung der einzelnen Positionen