Aufträge

Der Menüpunkt „Auftrag“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Auftrag anzulegen.

Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Aufträge. Per Doppelklick auf einen Auftrag oder Klick auf den roten Pfeil, können Sie einen bereits angelegten Auftrag öffnen und nach Bedarf bearbeiten. Über den Punkt „Spalten“ können Sie einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden.

Neuen Auftrag erstellen

Klicken Sie auf „Neuer Auftrag“ um einen neuen Auftrag zu erstellen.

In der neu geöffneten Registerkarte „Auftrag“, können Sie nun einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen Neuen anlegen.

Über der Tabelle steht der Satz „Erstelle einen neuen Kunden oder wähle einen bestehenden Kunden aus der Liste aus.“

Auf dieser Seite haben Sie nun die Möglichkeit einen bereits bestehenden Kunden aus der Liste zu importieren, um ihn dem entsprechenden Beleg zuzuordnen.

Mehr über Kunden erfahren Sie hier.

Drücken Sie nun einen roten Aktionsbutton eines Kunden, um in einem Auftrag mit ihm arbeiten zu können.

Registerkarte "Auftrag"

In der nun geöffneten Registerkarte „Auftrag“ können sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.

Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Pfeil“– Button zu bearbeiten.

In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.

Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für den Auftrag eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.

Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.

Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü hinzufügen.

Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.

Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.

Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.

Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.

Artikel zum Auftrag hinzufügen

Um den Auftrag abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.

Nach dem bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten rausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in den Auftrag. Nun wird er in der Auftrags-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.

Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Postion des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Auch können Sie entscheiden, aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.

Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.

Des weiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern, falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufssbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.

Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.

Registerkarte "Adressen"

Im Reiter "Adressen" können Sie die vom Kunden hinterlegten Daten speziell für den Auftrag ändern. Sie ändern damit nicht den Kunden selbst, sondern nur den Auftrag!

Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten„. Die „Lieferadresse“ ist manuell sowie über den grauen Button „Auswählen“ wählbar. Die Lieferadressen, welche nach dem Bedienen des grauen Button erscheinen, sind die von Ihnen angelegten Lieferadressen im Kunden. Die „Rechnungsadresse“ ist nur manuell änderbar.

Registerkarte "Vor-/Nachtexte"

Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie speziell für den Kundenauftrag einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.

Auftrag drucken und versenden

Mit diesem „Druck“-Button können Sie ganz leicht, den Auftrag als PDF generieren und drucken oder herunterladen

Zudem haben Sie die Möglichkeit, die PDF-Datei als Packliste zu drucken. Um eine Packliste zu drucken, können Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Druck-Button gehen und Packliste auswählen.

Mehr über die Packliste erfahren Sie hier.

Mit diesem E-Mailbutton gelangen Sie in eine Ansicht, in der das Angebot per E-Mail verschicken können.

In diesem Fenster ist die Empfängerzeile automatisch mit der E-mailadresse des Ansprechpartners des gefüllt, falls der Kunde keinen Anspechpartner besitzt, wird die E-Mailadresse des Kunden verwendet. Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Angebot beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.

Registerkarte "Geräte"

Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.

Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link, da die Ansicht im Auftrag gleich der im Gerät ist.

Mehr über Geräte erfahren Sie hier.

Registerkarte "Vorlagen"

In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre erstellten Vorlagen nutzen, in dem Sie auf den roten Pfeil klicken. Dadurch wird die Vorlage als Auftrag übernommen.

Wenn Sie in der Registerkarte Vorlagen auf den Button Dokumenttyp oben rechts klicken, können Sie auch bestehende Belege aus allen Dokumenttypen als Vorlage nutzen.

Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.

Registerkarte "Übernahme"

In der Registerkarte Übernahme können Sie komplette Aufträge oder einzelne Positionen aus den jeweiligen Aufträgen dem Lieferschein hinzufügen.

Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.

Registerkarte "Historie"

In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn der Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu einem Lieferschein, einer Rechnung etc., werden diese Belege in der Historie aufgeführt.

Registerkarte "Erweitert"

Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.

„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.

Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.

Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.

Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.

Lieferdatum: Das vorrausichtliche Lieferdatum wird im Auftrag mit angedruckt.

Das Lieferdatum wird nicht in den Lieferschein übernommen. Im Lieferschein steht ja das tatsächliche Datum der Lieferung. Deswegen wird das voraussichtliche Datum dort nicht mehr gebraucht.

Auftrag weiterführen

Um Ihren nun fertigen Auftrag weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button. Somit wird er automatisch zu einem Lieferschein transferiert.

Mit einem Klick auf den links stehenden Pfeil, haben Sie die Option, den Auftrag zu einem Lieferschein, einer Abschlagsrechnung, einer Rechnung zu transferieren, oder den Auftrag auf „Erledigt“ zu setzen.

Mehr über Lieferscheine erfahren Sie hier.

Achtung: Möchten Sie Abschlagsrechnungen erzeugen (dem Kunden Anzahlungen ermöglichen), so können Sie dies nur hier, im Auftrag tun. Aus einem Lieferschein oder einer Rechnung kann keine Abschlagsrechnung erzeugt werden. Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen: Haben Sie eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erzeugt, so finden Sie diese unter Verkauf --> Abschlagsrechnungen. Sie können diese dort auch auf "bezahlt" setzen. Möchten Sie nun die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag und führen diesen zu einer Rechnung weiter.

In der Rechnung werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.

Mehr über Abschlagsrechnungen erfahren Sie hier.

Aufträge zu Arbeitsnachweisen weiterführen

Klicken Sie rechts oben auf "Weiterführen zu" und wählen Sie dann "Arbeitsnachweis" aus.

Im sich anschließend öffnenden Arbeitsnachweis wird die Auftragsnummer des Ursprungsauftrags direkt zugewiesen.

Will man den ursprünglichen Auftrag später zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiterführen, bekommt man einen Hinweis, falls zugehörige Arbeitsnachweise vor dem Weiterführen noch abgeschlossen werden müssen.

Sind dem Auftrag Arbeitsnachweise zugewiesen, die bereits abgeschlossen sind, werden die zugehörigen Positionen (inklussive Zeiterfassung) beim Weiterführen zu einem Lieferschein oder einer Rechnung mit hinzugefügt.

Mehr über Rechnungen erfahren Sie hier.