desk 4 – Tutorial: Der Arbeitsbericht

Erfahren Sie in diesem Tutorial, wie der Ablauf eines Arbeitsnachweises unter desk4 funktioniert. […]

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Mit dem Arbeitsbericht steht für Sie ein starkes Tool bereit, welches Ihnen erlaubt, direkt vor Ort alle Aufgaben, Artikel, Arbeitswerte und Zeiten in einem Kundenbericht einzutragen. Ihr Kunde kann den Bericht ganz einfach auf Ihrem Tablet oder Smartphone unterschreiben und erhält per Mail ein von Ihm unterschriebenes PDF-Dokument. Wie der Ablauf genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Tutorial.

Der Menüpunkt „Arbeitsnachweise“ ist im linken Seitenmenü unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ zu finden. Dort können Sie einen neuen Arbeitsnachweis starten und bestehende Arbeitsnachweise einsehen oder bearbeiten. Auf einen Blick sehen Sie die Kundendaten, wer der Sachbearbeiter ist, welcher Status gesetzt ist oder ob ein Projekt zugewiesen wurde.

Über den Button „Neuer Arbeitsnachweis“ oder alternativ über den Button „Arbeitsnachweis starten“, welcher permanent im Kopfbereich oben rechts angezeigt wird, gelangen Sie in die Maske, in welcher der Arbeitsbericht angelegt wird. Dort können Sie den Sachbearbeiter sowie den Techniker festlegen und die Startzeit dokumentieren. Über den roten Button wird die Zeit gestoppt und sekundengenau erfasst. Der Arbeitsnachweis wird über den gelben Button bestätigt, dadurch kann eine Kundenbestätigung mit einer Unterschrift und einem Zeitstempel versehen werden.

Mit Hilfe der Felder „Laufzeitanfang“ und „Laufzeitende“ kann die Stundenzahl ausgerechnet werden. Zudem kann gewählt werden, ob der Arbeitsnachweis geplant, gestartet oder erledigt ist. Unter „Einstellungen“ können verschiedene Arbeitsnachweisarten erstellt werden, welche man den Arbeitsnachweisen zuordnen kann.

Im unteren Bereich können sowohl die geplanten Aufgaben als auch die tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten erfasst werden. Durch das Speichern wird der Status des Arbeitsberichts auf „In Bearbeitung“ gesetzt. Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, können Sie den Arbeitsbericht mit dem Status erledigt versehen. Im untersten Abschnitt kann man zudem für den Arbeitsnachweis benötigte Artikel hinzufügen, egal ob Dienstleistungsartikel, Kulanzartikel oder ein für den Arbeitsnachweis benötigter Artikel. Diese lassen sich über die Artikelnummer eintragen oder über die Suchmaske gezielt filtern und einfügen.