Mit dem desk4 Arbeitsbericht steht für Sie ein sehr starkes Tool bereit. Dieses erlaubt Ihnen, direkt vor Ort alle Aufgaben, Artikel, Arbeitswerte und Zeiten in einem Kundenbericht einzutragen. Ihr Kunde kann den Bericht dann im Anschluss ganz einfach auf Ihrem Tablet oder Smartphone unterschreiben. Später erhält der Kunde per Mail ein von Ihm unterschriebenes PDF-Dokument. Wie der Ablauf genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Tutorial.
desk4 Arbeitsbericht – Die wichtigsten Funktionen
Der Menüpunkt „Arbeitsnachweise“ ist im linken Seitenmenü unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ zu finden. Dort können Sie einen neuen Arbeitsnachweis starten und bestehende Arbeitsnachweise einsehen oder bearbeiten. So sehen Sie auf den ersten Blick die Kundendaten, wer der Sachbearbeiter ist, welcher Status gesetzt ist oder ob ein Projekt zugewiesen ist.
Über den Button „Neuer Arbeitsnachweis“ oder alternativ über den Button „Arbeitsnachweis starten“, welcher permanent im Kopfbereich oben rechts angezeigt wird, gelangen Sie in die Maske, in welcher Sie den Arbeitsbericht angelegen. Dort legen Sie den Sachbearbeiter sowie den Techniker fest und dokumentieren die Startzeit. Über den roten Button wird die Zeit gestoppt und sekundengenau erfasst. Der Arbeitsnachweis wird über den gelben Button bestätigt, dadurch wird eine Kundenbestätigung mit einer Unterschrift und einem Zeitstempel versehen.
Mit Hilfe der Felder „Laufzeitanfang“ und „Laufzeitende“ wird die Stundenzahl ausgerechnet. Zudem wählen Sie aus, ob der Arbeitsnachweis geplant, gestartet oder erledigt ist. Unter „Einstellungen“ erstellen Sie verschiedene Arbeitsnachweisarten, welche Sie den Arbeitsnachweisen zuordnen können.
Im unteren Bereich werden sowohl die geplanten Aufgaben als auch die tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten erfasst. Durch das Speichern setzen Sie den Status des Arbeitsberichts auf „In Bearbeitung“. Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, versehen Sie den Arbeitsbericht mit dem Status erledigt. Im untersten Abschnitt werden zudem für den Arbeitsnachweis benötigte Artikel hinzugefügt, egal ob Dienstleistungsartikel, Kulanzartikel oder ein für den Arbeitsnachweis benötigter Artikel. Diese lassen sich über die Artikelnummer eintragen oder über die Suchmaske gezielt suchen, filtern und einfügen.
